Ba mươi phút giữ trọn một buổi báo cáo và hai câu hỏi trước mọi yêu cầu của anh Cao Minh Tiến ở Đồng Nai

Một cuộc họp rất quan trọng. Anh Giám đốc nhà máy đang báo cáo tình hình sản xuất với ban lãnh đạo tập đoàn thì máy tính không chia sẻ được màn hình.

Người được gọi tới là anh Cao Minh Tiến, IT Leader tại Schneider Electric Vietnam. Anh lần theo các kênh chia sẻ kỹ thuật của Schneider và Microsoft, rồi khoanh được nguyên nhân: driver và phần mềm quản lý của hãng máy trên chính chiếc máy anh Giám đốc đang dùng. Gần ba mươi phút sau, mọi thứ chạy lại, anh Giám đốc có đủ thời gian để hoàn thành buổi báo cáo, và anh ghi nhận sự hỗ trợ kịp thời ấy.

Khi trao đổi với tôi, anh Tiến nhắc đây là ca anh nhớ nhất trong nghề. Với người đang đứng trước ban lãnh đạo, ba mươi phút ấy quyết định buổi báo cáo có trọn hay không. Nghề IT là vậy: làm tốt thì ít ai để ý, đến lúc có sự cố người ta mới biết mình cần ai.

Hai mươi năm rèn nghề qua năm tập đoàn

Anh Tiến làm nghề IT khoảng hai mươi năm. Nơi đầu tiên là Fujitsu VN, rồi Bosch VN, Datalogic, Jabil, và bây giờ là Schneider Electric. Chuyên môn sâu nhất anh tự nhận là tư duy xử lý sự cố network. Nền tảng có từ trường, nhưng phần lớn anh tích lũy qua nhiều năm bên người sếp trực tiếp ở Fujitsu, người truyền cho anh từ tư duy tới kỹ năng xử lý vấn đề.

Hai lời dặn của người sếp ấy anh giữ tới giờ. Một là phải ghi chú lại vấn đề trước khi xử lý sự cố. Hai là "cần đánh giá rủi ro trước khi ra quyết định". Làm hệ thống, một sai sót không được tính trước có thể ảnh hưởng tới cả công ty. Qua bốn nơi làm việc sau đó, lời dặn ấy vẫn nguyên trong cách anh làm mỗi ngày.

Hai câu hỏi trước mỗi yêu cầu

Trên nền lời dặn ấy, anh thêm vào cách làm của riêng mình hai câu hỏi. Câu thứ nhất là "Why?", để tìm ra hướng giải quyết tốt hơn. Câu thứ hai là "việc này mang lại value gì?", để bỏ bớt những yêu cầu không cần thiết.

Có lần một người dùng xin cài thêm một ứng dụng. Hỏi why, hỏi value, hóa ra chỉ để dùng việc cá nhân, anh từ chối. Phòng IT bớt được một việc, công ty tránh được rủi ro bảo mật từ một phần mềm không rõ ràng.

Nói "không" với đồng nghiệp chẳng dễ, nhất là khi mình đang ở vai người hỗ trợ. Anh Tiến nói "không" bằng lý lẽ, nên cái "không" ấy giữ an toàn cho cả hệ thống.

Đứng dậy và đi cao hơn sau một ngã rẽ

Hơn bảy năm trước, anh nhận tin từ phòng nhân sự: công ty cắt giảm, hợp đồng của anh dừng lại. Anh bất ngờ, vì việc của mình vẫn đang hoàn thành tốt. Vị trí của anh thuộc quyền quản lý cấp vùng, thương lượng rất khó, anh đành chấp nhận.

Cách anh đứng dậy mới đáng nói. Anh ngồi đánh giá lại năng lực của mình và tự nhận có thể mình chưa đa nhiệm được như cấp trên ở vùng yêu cầu. Rồi anh nâng cấp bản thân: tiếng Anh, Python, SQL, vừa tự học trực tuyến vừa nộp hồ sơ. Hai tháng sau, Jabil Vietnam gọi, anh vào làm đúng vị trí Supervisor với mức đãi ngộ mình mong. Hơn hai năm sau, Schneider Electric Vietnam mời anh về với đãi ngộ tốt hơn.

Câu anh giữ suốt trong nghề cũng như làm người là: "We cannot change the past, however, we can learn from it and improve the future". Không đổi được hôm qua, nhưng học được từ nó để làm ngày mai tốt hơn. Bảy năm trước, anh đã sống đúng câu ấy.

Tiết kiệm cho công ty từ những ngày đầu

Vừa về Schneider, anh rà lại license Office cho khớp nhu cầu từng nhóm: nhân viên văn phòng dùng E3, công nhân dùng F3. Một việc nghe nhỏ, nhưng giúp công ty tiết kiệm được một khoản. Con số là số nội bộ nên anh giữ kín, đúng nếp của người làm hệ thống.

Đây là điều anh tự hào nhất ở Schneider. Mới về đã nhìn ra chỗ công ty có thể chi đúng hơn, đó là con mắt của người làm nghề lâu năm. Đến kỳ đánh giá cuối năm 2025, mọi người phản hồi rằng anh xử lý việc nhanh, gọn, trả lời rõ ràng, đơn giản, dễ hiểu. Với người làm IT, được người dùng khen "dễ hiểu" là lời khen khó có nhất.

Sáu người cho ba site

Phòng IT nơi anh làm, theo lời anh, "phòng IT hiện tại gồm 6 người lo cho 3 site": một Manager, hai Leader, ba Engineer. Anh là Leader một site, dưới anh có một bạn kỹ sư. Mỗi tháng site của anh nhận khoảng 130 đến 150 yêu cầu, từ mạng chậm, máy hỏng bất chợt tới không chia sẻ được màn hình lúc đang họp.

Việc ngốn thời gian nhất lại nằm ngoài những sự cố ấy: kiểm soát tài sản, gồm nhận, bàn giao, thu hồi. Riêng mảng này đã chiếm hơn mười trên bốn mươi tiếng làm việc mỗi tuần của anh.

Quán cà phê của hai vợ chồng

Nhà anh có một quán bán cà phê, nước trái cây và đồ ăn nhanh. Vợ anh quản lý quán, có hai nhân viên chia ca sáng, ca chiều; anh cùng vợ điều hành và đỡ vợ mọi việc. Ở quán, chuyện mất thời gian nhất là nhân viên hay hỏi cách pha món. Tờ hướng dẫn có sẵn, nhưng tìm mất công, nên mỗi tuần anh chị tốn ba, bốn tiếng chỉ để trả lời những câu đó.

Ở công ty hay ở quán, anh đều muốn mọi việc chạy trơn tru, không ai phải đứng chờ.

Để trợ lý gánh phần việc tay

Anh Tiến đang muốn giao bớt việc tay cho trợ lý AI. Việc đầu tiên là kiểm kê tài sản phòng IT, hiện vẫn làm tay qua nhiều bước trên ServiceNow. Anh muốn trợ lý nhận file danh sách, tự gửi cho từng người xác nhận và tự làm báo cáo tổng kết, để sau ba tháng việc kiểm kê chỉ còn chưa tới một tiếng. Ở quán, anh muốn nhân viên hỏi cách pha món trong nhóm chat là có trợ lý trả lời ngay. Anh muốn tập cho mình thói quen "ra quyết định để Agent làm, chứ không phải mình tự làm nữa". Hai mươi năm quen tự tay gỡ từng sự cố, nay anh chủ động bước sang vai người giao việc, đó là thêm một lần anh nâng cấp chính mình, đúng con đường anh đã chọn từ bảy năm trước.

Học từ hôm qua, làm tốt cho ngày mai

Ba mươi phút cứu một buổi báo cáo, hai câu hỏi trước mỗi yêu cầu, một lần đứng dậy sau ngã rẽ: anh Tiến làm nghề bằng cái đầu tỉnh và tinh thần không chịu đứng yên.

Chúc mừng anh Tiến. Chúc ba tháng tới, bảng kiểm kê tài sản tự về đủ xác nhận trong chưa tới một tiếng, và quán cà phê của anh chị có thêm một trợ lý thuộc lòng mọi công thức pha chế.