Từng biển số xe bê tông và chín năm giữ chữ tín của chị Ngọc Mai ở Hà Nội
Một công trình khu công nghiệp đổ bê tông cả tháng. Mỗi ngày hàng chục chuyến xe bồn ra vào, mỗi chuyến một biển số, một mác bê tông, một khối lượng, một giờ bơm. Cuối tháng, tất cả những chuyến xe ấy phải về đủ trên một bộ hồ sơ thanh toán, khớp từng dòng thì khách mới ký. Người ngồi gom lại từng chuyến xe đó là chị Đào Thị Ngọc Mai, phòng kinh doanh Công ty Hợp Thành ở Thanh Trì, Hà Nội.
Chín năm đi trọn một vòng nghề
Hợp Thành sản xuất và cung cấp bê tông thương phẩm. Chị Mai đã làm nghề kinh doanh bê tông chín năm, đi cùng hơn một trăm khách hàng lớn nhỏ, từ doanh nghiệp tới người xây nhà.
Điều làm chị khác là chị đi trọn cả vòng: báo giá, hợp đồng, chốt khối lượng, đối chiếu số liệu, lập hồ sơ thanh toán, rồi thu hồi công nợ. Nhiều người bán hàng dừng ở chữ ký hợp đồng. Chị Mai theo khách tới tận đồng tiền cuối cùng về công ty. Công cụ chính của chị suốt những năm ấy chỉ là Excel.
Bê tông chị bán đi vào nhà ở, chung cư, trường học, đường xá. Mỗi khối được giao đúng, tính đúng, là một phần móng của những nơi người ta sống và học trong nhiều chục năm.
Mười hai sheet cho một tháng đổ bê tông
Chị kể về hồ sơ thanh toán tốn công nhất của mình: một công trình khu công nghiệp ở Hải Phòng, giá trị lên tới tiền tỷ mỗi tháng. Bộ hồ sơ có mười hai sheet: bìa, công văn đề nghị thanh toán, bảng tổng hợp giá trị, bảng khối lượng ký công trường, chiết tính khối lượng, và một sheet riêng liệt kê từng chuyến xe theo biển số, ngày, mác bê tông, khối lượng.
Chị phải nhập từng biển số, từng khối của từng xe theo ngày, chép từ báo cáo trạm sang, rồi đi qua nhiều sheet. Một bộ mất từ nửa buổi tới cả ngày. Làm xong còn phải chờ khách đối chiếu mới được in hồ sơ, xuất hóa đơn.
Khách đối chiếu rất kỹ. Có xe "bị lỗi hoặc bị từ chối nên bị trừ khối lượng", có phần cấp vượt dự toán bị trừ, có hạng mục bơm bị sửa, có biển số rơi, có giờ bơm sai. Và chị ghi một câu mà ai làm số liệu cũng hiểu cái mệt trong đó: "Mỗi lần sửa một chỗ là phải dò lại từng sheet để kiểm tra." Chín năm dò từng sheet như vậy mà vẫn giữ được hơn trăm khách, là chín năm của sự cẩn thận và chịu khó.
Người giữ quyền lợi cho công ty trên từng điều khoản
Có những khách lớn muốn dùng mẫu hợp đồng của họ. Chị Mai nhận, nhưng không ký cho nhanh. Chị đặt cạnh mẫu gốc của công ty để soát điều khoản bất lợi, nhất là tỷ lệ hao hụt và điều khoản thanh toán, và "chỗ nào bất lợi thì phải đàm phán lại."
Tỷ lệ hao hụt nghe như một con số nhỏ, nhưng nhân lên với hàng nghìn khối bê tông thì thành tiền thật. Người bán hàng dám đàm phán lại với khách lớn để giữ quyền lợi cho công ty là người công ty có thể yên tâm giao những hợp đồng giá trị nhất.
Khi làm hồ sơ, chị phối hợp với bộ phận kỹ thuật để đối chiếu bản chốt khối lượng và với kế toán trạm để lấy báo cáo ngày. Một bộ hồ sơ khớp là kết quả của ba nơi cùng khớp, và chị là người gom cả ba về một mối.
Từ cả ngày xuống nửa giờ
Chia sẻ với tôi trong lớp ÂY ZẦN CHO ĐỘI ZÀ, chị Mai muốn trợ lý AI đỡ cho mình khâu soạn hợp đồng theo mẫu khách trước, rồi tới hồ sơ thanh toán. Chị đặt mục tiêu rất cụ thể: hợp đồng còn khoảng 15 phút, hồ sơ thanh toán còn 20 tới 30 phút, thay cho nửa buổi tới cả ngày như bây giờ. Chị còn đưa cả bộ hồ sơ thật vào để kiểm chứng, và số liệu khớp đúng với lời chị kể. Một người chín năm làm bằng Excel mà chủ động tìm cách đưa công việc của mình sang một nấc mới, cho thấy chị Mai không muốn dừng ở chỗ quen tay.
Móng vững từ những con số khớp
Người ta nhìn một tòa nhà thì thấy tường, thấy mái. Ít ai nghĩ tới những xe bê tông đã đổ xuống móng, và càng ít ai nghĩ tới người đã ngồi khớp từng chuyến xe ấy cho đúng tiền, đúng khối. Chị Mai làm phần việc khuất ấy suốt chín năm, bằng sự tỉ mỉ mà không phải ai cũng giữ được.
Chúc mừng chị Ngọc Mai. Chúc chị sớm có ngày một bộ hồ sơ thanh toán chỉ còn tính bằng phút, để chị dành thời gian cho những khách hàng tiếp theo của Hợp Thành.
