Mẻ tôm mũ ni mua lại giá cao và người trợ lý điều phối gần năm mươi con người của chị Đinh Thảo My ở Đà Nẵng

Hôm ấy, tôm mũ ni sống không có hàng. Đơn của khách sạn đã nhận, giá đã báo. Cách dễ nhất là gọi khách, báo hết hàng. Chị Đinh Thảo My chọn cách khác: ra nhà hàng mua lại tôm với giá cao hơn hẳn giá đã báo, để khách vẫn có đủ hàng đúng hẹn. Đơn ấy công ty chịu lỗ. Chị vẫn giao.

Người bạn của tôi ở Đà Nẵng giữ một nguyên tắc mà chị viết ra rất rõ: "Khi đã nhận đơn từ khách hàng thì bắt buộc phải đảm bảo đủ hàng cho khách, cho dù phải ra nhà hàng mua với giá cao hơn. Hạn chế tối đa việc báo không có hàng."

Chị My là trợ lý giám đốc Công ty TNHH Đạt Phú Nguyên, nơi chuyên cung cấp hải sản cho khách sạn, resort từ bốn sao trở lên. Chị gắn bó với công ty tám năm, sáu năm ở vị trí trợ lý. Hằng ngày chị đứng giữa sếp và các bộ phận, điều phối gần năm mươi người gồm kế toán, sơ chế, giao hàng và kho, phục vụ hơn hai trăm khách hàng.

Giữ lời giữa những ngày biển động

Người làm việc trực tiếp với chị là nhân viên thu mua và bếp trưởng của các khách sạn. Điều họ lo nhất là hải sản là hàng của thiên nhiên, phụ thuộc trời biển. Đơn tiệc đã đặt mà tới ngày dùng biển động thì không có hàng, bếp phải đổi sang món khác.

Ở một ngành mà trời quyết định hôm nay có hàng hay không, câu "đủ hàng" là lời hứa khó giữ nhất. Chị My hiểu điều đó, nên chị tính phần thiệt về phía công ty mình trước khi để phần thiệt rơi vào bếp của khách.

Một, hai tiếng để xoay đủ một đơn hàng

Câu chuyện chị nhớ nhất không gắn với một cái tên, vì nó lặp lại nhiều lần. Có những khách sạn, resort đặt hàng ở một nơi khác, gần tới giờ dùng thì bên ấy báo không có hàng. Những lúc ấy chị hỗ trợ khách tìm nguồn, cung cấp kịp thời để bếp có hàng dùng. Có lần chị chỉ có một, hai tiếng để xoay.

Chị viết tiếp: "Sau đó đương nhiên họ sẽ cảm kích và chuyển đơn hàng về Đạt Phú Nguyên nhiều hơn, tin tưởng hơn."

Khách của công ty tìm đến chủ yếu qua người quen, cụ thể là các anh chị thu mua và bếp trưởng cũ từng làm việc với công ty, tin rồi giới thiệu tiếp. Thứ uy tín ấy được xây bằng từng đơn hàng gấp như vậy.

Học nghề quản lý từ người sếp

Chị My học hai chuyên ngành: kế toán và hệ thống thông tin quản lý. Nhưng phần lớn những gì chị dùng mỗi ngày là tự học trong lúc làm, và học từ sếp cách quản lý con người, cách xử lý tình huống hằng ngày. Lời sếp dạy mà chị nhớ nhất: "Khi có vấn đề xảy ra không được thấy khó khăn mà chùng bước, tìm phương án xử lý, không đối đầu với khách hàng."

Một người trợ lý giỏi học được cách nghĩ của sếp, để khi sếp vắng, việc vẫn được xử lý đúng tinh thần ấy.

Dựng lại một phòng kế toán

Bước ngoặt lớn nhất trong nghề của chị đến vào đầu năm 2025. Phòng kế toán khi ấy cần sắp xếp lại. Chị cùng sếp quyết định làm lại nhân sự, và phòng rơi vào cảnh thiếu người trầm trọng.

Chị cùng những người còn lại lập kế hoạch, viết lại quy trình công việc thật chi tiết để các bên phối hợp được với nhau, rồi tuyển và đào tạo người mới theo đúng quy trình ấy. Giai đoạn đó chị gần như không có lúc nào trống, vừa đào tạo người mới, vừa giám sát công việc. Thời gian cho gia đình ít đi. Chị giữ được là nhờ nói thật khó khăn với gia đình để gia đình cùng đồng hành.

Đến nay phòng kế toán đã đi từ ba, bốn người lên mười lăm, mười sáu người, và theo lời chị, "bộ máy đã hoạt động trơn tru". Dựng lại một phòng ban từ lúc thiếu người, bằng quy trình viết ra giấy, là việc của người có tầm quản trị. Còn biết mở lời với gia đình để cùng gánh, đó là sự trưởng thành của một người phụ nữ đi làm.

Người gỡ nút giữa các bộ phận

Mảng chị làm tốt nhất là giải quyết khiếu nại khách hàng và quản lý nội bộ. Khiếu nại tới gần như hằng ngày. Hàng giao trễ giờ chẳng hạn, chị yêu cầu nhân viên giao hàng hỗ trợ gấp, xin lỗi khách, rồi nhắc các bộ phận liên quan lưu ý cho lần sau. Ba việc ấy theo đúng thứ tự: lo cho khách trước, nhận phần sai về mình, rồi sửa gốc.

Việc người khác thấy khó mà chị thấy dễ là gỡ mâu thuẫn nội bộ giữa các bộ phận. Kế toán, sơ chế, giao hàng, kho cùng chạy theo giờ bếp của khách, mỗi bộ phận một áp lực. Có người đứng giữa gỡ được những nút ấy thì cả chuỗi mới chạy êm.

Chị hay được khen là "rất có trách nhiệm trong công việc, nhạy bén khi xử lý công việc". Câu chị giữ khi làm nghề và làm người cũng xoay quanh hai chữ trách nhiệm: "Làm việc luôn đặt trách nhiệm lên hàng đầu và khi làm một việc gì mình phải để tâm vào nó thì mới hiệu quả được."

Một ngày mỗi tuần muốn rút còn một giờ

Việc tốn công nhất mỗi tuần của chị là theo dõi dòng tiền khách đã thanh toán: lấy sao kê ngân hàng, nhập tay vào phần mềm kế toán, xuất ra ghép vào Excel, đối chiếu từng khách rồi nhắn nhắc nợ qua Zalo. Với hơn hai trăm khách, việc ấy mất khoảng một ngày mỗi tuần. Chị đang muốn giao cho trợ lý AI nhận file sao kê và file theo dõi công nợ, làm ra danh sách khách còn nợ và gửi tin nhắc cho từng người; tiếp đó theo dõi khiếu nại để không sót cái nào, và nhắc chị việc cần làm mỗi ngày. Mục tiêu ba tháng của chị rất cụ thể: đối chiếu công nợ từ một ngày xuống còn một giờ mỗi tuần, khiếu nại xử lý kịp thời, không sót. Một người đang cùng lúc điều phối gần năm mươi người mà vẫn chủ động tìm cách làm việc gọn hơn, đó là nỗ lực đáng quý, và chị đã tìm ra con đường để có thêm thời gian cho những việc chỉ chị làm được.

Đủ hàng cho bếp, đủ thời gian cho nhà

Trời biển không hứa được với ai. Chị My thì hứa, và giữ lời bằng mọi cách, kể cả khi phải chịu thiệt một đơn tôm. Những bếp trưởng cũ tin rồi giới thiệu tiếp, đó là phần thưởng của sự giữ lời ấy.

Chúc mừng chị My. Chúc ba tháng tới, một ngày đối chiếu công nợ mỗi tuần thu lại còn một giờ, không khiếu nại nào bị sót, và phần thời gian dôi ra được trả về cho gia đình đã cùng chị đi qua những tháng bận nhất.