Đọc ngày mai trong từng con số và mười hai năm nghề kế toán của chị Hà Thị Dung ở TP.HCM
"Phần tôi hứng thú nhất trong công việc là xử lý số liệu, đọc hiểu nghiệp vụ kinh tế qua số liệu và dự báo được tình hình qua các báo cáo." Nhiều người làm kế toán vì con số thì chắc chắn, đúng là đúng, sai là sai. Chị Hà Thị Dung thích con số vì một lẽ khác: nó kể được chuyện sắp tới. Người nhìn bảng số mà đọc ra ngày mai của doanh nghiệp, ở nghề nào cũng hiếm.
Người giữ dòng tiền cho những con đường
Chị Dung đang là Kế toán trưởng Công ty Cổ phần Thương mại và Dịch vụ Giao thông Việt Nam (VNTRACO), đơn vị cung cấp vật liệu xây dựng cho các công trình hạ tầng giao thông. Trước đó chị đi qua nhiều đơn vị trong ngành xây dựng và hạ tầng giao thông, trong đó có Tập đoàn Đèo Cả. Mười hai năm nghề, chị kinh qua đủ nghiệp vụ kế toán của cả ba lĩnh vực sản xuất, dịch vụ và thương mại.
Một con đường, một cây cầu muốn lên được thì vật liệu phải tới đúng lúc, và muốn vật liệu tới đúng lúc thì tiền phải chạy đúng nhịp. Người đứng giữ nhịp tiền ấy ít khi xuất hiện trong ảnh khánh thành. Nhưng mười hai năm chị Dung ở trong ngành, những con đường chị góp phần giữ dòng tiền đã nối thêm bao nhiêu vùng đất lại với nhau.
Một buổi sáng của kế toán trưởng
Chị kể buổi sáng của mình rất cụ thể. Vào từng tài khoản ngân hàng lấy số dư khả dụng để báo cáo Tổng Giám đốc. Xem các món tiền về hôm trước, món nào là tạm ứng và có dùng đúng mục đích không. Xem bảo lãnh tạm ứng nào đã tới hạn. Duyệt hồ sơ thanh toán trên phần mềm nội bộ, đối chiếu công nợ, đề nghị thanh toán, chứng từ hợp đồng. Rồi rà các phần hành thanh toán, doanh thu, chi phí, thuế, giá thành, và cập nhật luật thuế, tin tài chính kinh tế.
Để làm được những việc ấy mỗi ngày, chị tự thiết kế một file theo dõi riêng: tiền có thể dùng thanh toán chủ động, tiền tạm ứng theo từng đơn, tiền đang bị phong tỏa, tình hình đi lệnh hằng ngày, cập nhật mỗi sáng từ nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau. Một công cụ do chính người dùng nó dựng lên thì khớp với công việc hơn mọi phần mềm mua sẵn. Nhìn vào cái file ấy là thấy một người làm nghề tới gốc.
Sửa một hồ sơ, dựng nề nếp cho những hồ sơ sau
Có lần, một bạn nhân viên thu mua trình tờ trình chọn nhà cung cấp, nhưng chưa nêu rõ phương án bảo lãnh cho một khoản tạm ứng lớn. Chị Dung phản hồi ngay trên hệ thống để bạn bổ sung, đồng thời nhắc lại quy định chung: tạm ứng trên một mức nhất định phải có bảo lãnh tạm ứng, "để các hồ sơ khác về sau không lặp lại lỗi này."
Sửa cho xong một hồ sơ là việc của người kiểm tra. Nhân một lỗi nhỏ để dựng lại nề nếp cho cả những hồ sơ chưa ra đời là việc của người quản lý. Chị làm việc thứ hai, và làm nhẹ nhàng ngay trên hệ thống, để người được nhắc hiểu luật chứ không thấy mình bị bắt lỗi. Tiền của công ty được giữ an toàn nhờ những lần nhắc như thế.
Trợ lý cho việc lặp, thời gian cho việc nghĩ
Kể với tôi trong những buổi học ÂY ZẦN CHO ĐỘI ZÀ, chị Dung muốn trợ lý AI của mình nhận trước phần việc lặp lại mỗi sáng: tự cập nhật số dư ngân hàng vào mẫu theo dõi chị đã thiết kế, tự rà hồ sơ thanh toán tìm những lỗi hay gặp như sai số hợp đồng, sai số tiền, thiếu chứng từ đối chiếu công nợ, rồi báo lại, "tôi chỉ cần làm bước duyệt cuối." Mục đích chị đặt ra rất rõ: "để có thêm thời gian cho việc cần tư duy và ra quyết định." Một kế toán trưởng biết đâu là việc của máy, đâu là việc của người, là người đã đi đúng hướng.
Một kênh bán hàng cho doanh nghiệp gia đình
Ngoài giờ ở công ty, chị Dung còn một mục tiêu riêng. Mặt hàng dây đai là sản phẩm của công ty gia đình, chồng chị trực tiếp bán. Chị muốn tự mở thêm một kênh bán hàng cho mặt hàng này, cho cả khách sỉ lẫn khách lẻ, chạy thử trước để tìm ra phân khúc hợp nhất rồi mới tập trung sâu vào đó. Thử nhỏ, đo kỹ, rồi mới dồn lực: đó đúng là cách một người đọc số làm kinh doanh.
Chúc mừng chị Dung. Chúc kênh dây đai của gia đình sớm tìm đúng tệp khách của mình, và chúc những con số trong tay chị tiếp tục kể trước cho chị những ngày mai tốt đẹp.