Bài toán của phòng mua hàng và mười chín năm dựng Systech của chị Mạc Thị Thu Hằng ở Hà Nội

Năm 2006, con chị Mạc Thị Thu Hằng mới tròn một tuổi. Chị muốn ở gần con nên không thể đi làm xa. Đúng lúc ấy, chị quyết định tự giải một bài toán mình đã nhìn thấy từ lâu, để "vừa là có việc làm, vừa có thời gian chăm con".

Mười chín năm sau, bài toán ấy đã thành Systech, một công ty gần hai trăm người cung ứng hàng tiêu hao, phụ trợ cho các nhà máy có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Chị là CEO và Chủ tịch đã mười năm.

Nhìn thấy cái khó từ bên trong

Thời sinh viên, chị học cùng lúc hai trường: Đại học Hà Nội học tiếng Nhật, Đại học Bách Khoa học quản trị doanh nghiệp. Chị từng làm phiên dịch tiếng Nhật trong một nhà máy Nhật, và từ vị trí ấy nhìn thấy cái khó của phòng mua hàng. Hầu hết hàng phải nhập khẩu, chờ lâu, tồn kho lớn. Hàng nhỏ lẻ thì mất cả chuyến xe đi tìm, tìm được lại vướng hóa đơn, chất lượng và xuất xứ không chắc. Các công ty Nhật khi ấy rất thiếu một đối tác thương mại cung ứng được hàng tiêu hao.

Chị bắt đầu bằng việc tìm lại bạn bè đang làm cho các công ty Nhật, hỏi họ và đồng nghiệp đang khó tìm hàng gì. Chị hứa giao tận nơi, và nếu họ cam kết thì chị giữ sẵn tồn kho để họ khỏi phải ôm hàng. Đơn đầu tiên đến từ một người bạn chị từng giúp tìm việc.

Một doanh nghiệp lớn lên từ việc giải nỗi khổ của người khác thì có gốc rất chắc. Systech có cái gốc ấy ngay từ đơn hàng đầu tiên.

Tìm ra thứ nhà máy nào cũng cần

Giai đoạn đầu, khó nhất là biết khách cần gì nhiều nhất và tìm được nguồn từ các hãng sản xuất. Chị gom các yêu cầu báo giá của khách lại, tìm điểm chung giữa các nhà máy, và nhận ra hàng khí nén SMC là thứ nhà máy nào cũng cần. Từ đó chị đi tìm nguồn phân phối hàng khí nén tại Việt Nam. Hôm nay, theo lời chị, Systech là nhà phân phối chính thức đứng đầu của SMC tại Việt Nam.

Chị cũng trả giá cho bài học của mình. Lần chị nhớ nhất là đi chào hàng ở một nhà máy lớn tại Quế Võ, lần đầu tự đặt hẹn mà không có người quen giới thiệu. Chuẩn bị không kỹ, chị không hỏi được nhiều, không biết khách cần gì, và thấy mình thất bại. Từ sau buổi đó, trước mỗi lần gặp khách, chị tìm hiểu đúng vai trò của người mình sắp gặp, cái khó của họ, và họ có thể cần gì từ mình. Gặp lại mình của mười năm trước, chị sẽ dặn: "Không giới thiệu mình có sản phẩm gì trước, cố gắng tìm hiểu & hỏi xem khách hàng đang thực sự tìm kiếm gì ở công ty như công ty của mình."

Chị Hằng học điều ấy bằng một buổi thất bại, và giữ nó suốt mười mấy năm.

Làm tốt hơn lời mình nói

Điều chị luôn giữ trong nghề và trong đời gói trong một câu: "Luôn làm tốt bằng hoặc tốt hơn những gì mình nói." Câu khen chị nhớ rõ nhất từ khách hàng cũng khớp với câu ấy: "làm việc rất tận tâm, luôn cam kết và thực hiện đúng cam kết".

Mùa dịch Covid, chị thấy trước nguy cơ đứt gãy nguồn cung nên đặt hàng rất nhiều với các hãng. Khi đứt gãy xảy ra thật, nhiều nơi thiếu găng tay phòng sạch trầm trọng, chỉ Systech còn hàng, mà khách thì không thể dừng sản xuất. Systech không dồn hàng cho một nơi. Chị chia nhỏ từng đơn cho nhiều khách, đồng thời hướng dẫn cách dùng găng tay hiệu quả hơn, tái sử dụng ở những khu vực có thể, để các nhà máy vẫn chạy được.

Trong cơn khan hiếm, chị Hằng dùng lợi thế của mình để giữ cho nhiều nhà máy cùng chạy. Đó là cách làm ăn của người nghĩ cho cả người khác.

Niềm tin vào hàng Việt, người Việt

Khó khăn lớn chị vẫn đang đi cùng là làm sao để khách nước ngoài tin vào thương hiệu Việt, tin rằng người Việt làm được tốt, thậm chí tốt hơn. Nhiều khách chỉ biết tới Systech khi nhân viên người Việt trong nhà máy đề xuất, ban đầu họ chưa tin. Chỉ khi gặp sự cố mà chỉ Systech xử lý được, họ mới thấy năng lực và yêu cầu đánh giá lại nhà cung cấp.

Khách chị nhớ nhất là một công ty sản xuất bo mạch. Năm 2018, họ cần một nhà cung ứng trong nước luôn có sẵn túi ESD. Đặt từ nước ngoài thì mất ba mươi đến bốn mươi lăm ngày, trong khi kích thước túi lại thay đổi liên tục. Systech đã có nhà máy tự sản xuất túi ESD, giao trong khoảng một tuần. Từ chiếc túi ấy, tới nay họ đã mua vài trăm mặt hàng của Systech.

Mỗi tháng có khoảng ba trăm khách phát sinh đơn với Systech. Một doanh nghiệp Việt đứng vững trong chuỗi cung ứng của nhà máy nước ngoài, đó là niềm tự hào không riêng của một công ty.

Người xây hệ thống

Chuyên môn sâu nhất của chị hôm nay là quản trị doanh nghiệp. Chị không ngừng học từ các chuyên gia về quản trị và chiến lược, tự xây công cụ quản trị theo mục tiêu BSC rồi chuyển giao để cấp dưới làm được như mình. Điều chị tự hào nhất là đã dựng được một tổ chức có hệ thống quản trị đầy đủ, sẵn sàng dữ liệu, các khách tới đánh giá Systech đều hài lòng.

Trong câu chuyện với tôi, chị nói chị đang muốn giao cho trợ lý AI việc theo dõi các thay đổi về thuế và chính sách ảnh hưởng tới Systech, gửi chị bản cảnh báo hằng tuần kèm khuyến nghị, thay cho thông tin rời rạc từ từng bộ phận; rồi cùng chị đưa dự án phân tích hành vi khách hàng tới đích, thống nhất những hành vi cần đo, bộ chỉ số cho từng hành vi, và báo cáo dựa trên hành vi có thật của khách. Chị gọi đó là kết nối với "bộ não thứ 3", ghép thông tin của mình với các AI khác để có nhiều kiến thức và giải pháp hơn. Một người đã điều hành gần hai trăm người vẫn tự tìm cho mình công cụ mới, đó là tư duy luôn phát triển đúng như chị mong, và chị đã tìm ra con đường để Systech đi nhanh và chắc hơn.

Tử tế và luôn phát triển

Chị Hằng nói chị không muốn thay đổi ai, chỉ muốn mọi người sống thịnh vượng hơn. Nếu ai đó nhắc tên mình, chị mong họ nói chị là người "tử tế và có tư duy luôn phát triển". Mười chín năm, từ một người mẹ trẻ muốn ở gần con tới người đứng đầu gần hai trăm người, chị đã sống đúng hai chữ ấy.

Chúc mừng chị Hằng. Chúc những bản cảnh báo về thuế và chính sách sớm đều đặn tới tay chị mỗi tuần, và chúc ngày càng nhiều nhà máy nước ngoài tin vào hàng Việt, người Việt như chị vẫn tin.