Hai mươi năm kế toán trưởng và tấm lá chắn cho đội bán thuốc của chị Bích Kiều ở Nha Trang
"Muốn người khác tôn trọng thì trước hết mình phải thực sự giỏi." Đó là câu chị Nguyễn Thị Bích Kiều viết khi nói về cách chị muốn đồng nghiệp và đối tác nhìn mình. Chị không đợi người khác quý mình trước, chị đòi mình phải giỏi trước. Và hai mươi mốt năm làm nghề là câu trả lời chị đưa ra cho chính yêu cầu đó.
Chị Kiều hiện là Kế toán trưởng chi nhánh Khánh Hòa của Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm. Trong hai mươi mốt năm làm kế toán, có tới hai mươi năm chị ngồi ở ghế kế toán trưởng. Ở nghề này, giữ được chiếc ghế ấy suốt hai thập kỷ nghĩa là suốt hai thập kỷ, số liệu qua tay chị chưa làm ai phải lo.
Người kế toán đứng cạnh đội bán hàng
Nhiều người nghĩ kế toán là ngồi trong phòng, khóa sổ cuối tháng, quyết toán thuế. Chi nhánh của chị hạch toán phụ thuộc, nên phần việc của chị nghiêng hẳn về kế toán quản trị phục vụ bán hàng: báo cáo doanh số cho đội trình dược viên, nhắc tiến độ của từng người, theo dõi công nợ của từng khách, lập báo cáo quà tặng khuyến mãi mỗi khi khách đạt doanh số, đối chiếu hợp đồng và phụ lục hằng tháng, dự trù chi phí bán hàng.
Địa bàn chi nhánh trải dài năm tỉnh, từ Bình Định vào tới Bình Thuận. Khách hàng là nhà thuốc, quầy thuốc, công ty phân phối dược, bệnh viện, phòng khám. Đặt những điều ấy cạnh nhau, các bạn sẽ thấy vai trò thật của chị: mỗi hộp thuốc đi từ nhà máy tới quầy thuốc ở một thị trấn duyên hải miền Trung đều đi qua một dòng số liệu mà chị giữ cho sạch. Chị còn là người lên kế hoạch và đào tạo toàn bộ nhân sự chi nhánh về Quy chế quản lý tài chính, và chính chị bảo đảm việc xuất bán hàng đúng quy định pháp luật cũng như quy định về dược.
Chị viết về sứ mệnh của mình rất gọn: "Tôi muốn công việc kế toán ở chi nhánh không chỉ là ghi chép, mà là chỗ dựa số liệu để đội bán hàng làm việc an toàn và hiệu quả." Một kế toán trưởng coi mình là chỗ dựa cho người đi bán, đó là người hiểu con số sinh ra để phục vụ con người.
Chặn rủi ro từ lúc chưa thành rủi ro
Có một giai đoạn chi nhánh theo dõi hợp đồng hoàn toàn bằng tay. Khối lượng lớn, địa bàn rộng, rất khó biết mỗi hợp đồng đã bán tới đâu. Chị không đợi ai giao việc. Chị tự dựng một quy trình trên Excel: cuối mỗi tháng xuất số liệu bán hàng, đối chiếu, trừ dần số lượng theo hợp đồng cộng phụ lục, rồi giao cho bộ phận Sale kiểm soát chéo.
Về sau công ty đưa hợp đồng lên phần mềm, trình dược viên khi đánh đơn đã thấy từng hợp đồng còn lại bao nhiêu. Nhưng nguyên tắc chị giữ thì vẫn nguyên: "kế toán quản trị tốt là phải chặn rủi ro từ khâu hợp đồng, trước khi nó thành công nợ khó đòi."
Chị không dừng ở việc ghi lại cái đã xảy ra. Chị muốn nhìn trước. Mong muốn xa nhất chị viết ra là có một công cụ cảnh báo sớm những khách hàng có khả năng chậm trả hoặc chiếm dụng vốn, để xử lý trước khi thành nợ xấu. Đó là tư duy của người giữ cửa.
Một quy định nghiêm, vì thương nhân viên
Trong ngành dược, nhân viên bán hàng chịu áp lực chỉ tiêu rất lớn. Để khách được mở thêm hạn mức công nợ và xuất được hàng, có những bạn Sale sẵn sàng bỏ tiền túi ứng trước cho khách. Nhiều nơi nhắm mắt cho qua.
Chị Kiều thì không. Chị kiên quyết cấm, và bắt thực thi. Lý do chị đưa ra khiến tôi rất quý: "khi khách nợ xấu và công ty không đủ chứng cứ khởi kiện, người chật vật cuối cùng là nhân viên."
Nhìn từ ngoài, đây là một quy định cứng của phòng kế toán. Nhìn vào lý do, đây là một người chị đang che cho các bạn nhân viên của mình khỏi một cái bẫy mà lúc chạy doanh số họ chưa kịp thấy. Nghiêm khắc vì thương, cái đó không phải ai làm quản lý cũng có.
Tận tay đến tận cửa
Chị kể một ca công nợ mà nhiều người làm nghề sẽ gật gù. Một nhà thuốc nợ gần mười triệu đồng, kéo dài gần một năm, trong khi thời hạn công nợ chỉ ba mươi ngày. Khách có khả năng trả, nhưng cố tình dây dưa, tới mức chặn cả tin nhắn và Zalo để khỏi bị nhắc.
Một kế toán trưởng hoàn toàn có thể đẩy việc này cho người khác. Chị Kiều thì tự mình đến tận nhà thuốc canh gặp, nói chuyện trực tiếp, gửi thông báo nợ chính thức, và chuẩn bị sẵn hồ sơ để đưa ra tòa. Đến lúc ấy khách mới chịu thanh toán. Trình dược viên phụ trách khách này cùng chị nắm tình hình và đôn đốc từ đầu tới cuối.
Câu chuyện nhỏ, số tiền không lớn, nhưng nó cho thấy một điều: với chị, nguyên tắc không có ngoại lệ vì ngại va chạm. Sự mềm mỏng với nhân viên và sự cứng rắn với khách cố tình né nợ đến từ cùng một gốc: giữ cho đồng tiền của công ty và công sức của người bán không bị mất oan.
Để máy làm phần lặp, để người làm phần người
Chia sẻ với tôi trong lớp học ÂY ZẦN CHO ĐỘI ZÀ, chị Kiều muốn trợ lý AI của mình gánh những việc lặp lại mỗi tháng: ráp số liệu ra từng bảng quà tặng khuyến mãi cho từng chính sách, lọc công nợ đến hạn và quá hạn theo từng trình dược viên, đối chiếu hợp đồng, tổng hợp chi phí bán hàng, soạn slide đào tạo Quy chế tài chính. Thời gian lấy lại được, chị để dành cho quản lý nhân sự, quản lý kho, quản lý hợp đồng. Một kế toán trưởng hai mươi năm kinh nghiệm vẫn chủ động đi tìm cách làm mới cho nghề của mình, cho thấy chị chưa bao giờ coi chiếc ghế ấy là điểm dừng.
Còn nhiều cánh cửa phía trước
Chị Kiều chưa dừng lại ở những gì đã có. Chị muốn có thời gian học tiếng Anh và tiếng Trung cho thành thạo, để đi xa hơn trên con đường sự nghiệp. Và chị còn giữ một giấc mơ riêng: một ngày nào đó tự làm chủ một việc kinh doanh của mình, một nhà hàng, một quán cà phê hay quán trà sữa, và làm cho nó thành công.
Người đã hai mươi năm nhìn dòng tiền của một doanh nghiệp dược từ bên trong, biết chặn rủi ro từ hợp đồng, biết giữ người bằng nguyên tắc, thì khi mở quán của riêng mình, chị đã mang theo phần khó học nhất của nghề làm chủ.
Chúc mừng chị Bích Kiều. Chúc chị sớm nói thạo hai ngoại ngữ mình đã chọn, và một ngày gần đây, mời đồng nghiệp ở chi nhánh Khánh Hòa ghé uống ly cà phê ở chính quán của chị.