Cái tên BellaLoad và mười lăm năm làm chứng từ xuất khẩu của chị Nguyễn Thị Lệ Quyên ở Đồng Nai
Một container hàng nội thất thường có bảy tới mười hai lớp hàng. Có một vị khách ở Mỹ, chị Nguyễn Thị Lệ Quyên quen gọi là OKD, đòi chứng từ phải liệt kê từng lớp đóng mã gì, số lượng bao nhiêu. Chị Quyên lập một file Excel cài sẵn công thức, chỉ cần nhập dữ liệu đầu vào là bảng tự chạy.
Khi trò chuyện với chị Quyên, tôi biết được cách chị làm nghề nằm gọn trong chuyện ấy: thấy một việc lặp đi lặp lại thì tìm cách cho nó tự chạy, và tìm cho bằng được.
Từ tiếng Anh chuyên ngành tới người vững chứng từ
Chị Quyên học Tiếng Anh chuyên ngành ở Đại học Lạc Hồng. Ra trường, chị học thêm chứng chỉ xuất nhập khẩu do Đại học Kinh tế tổ chức dạy tại Biên Hòa. Còn phần lớn những gì chị biết hôm nay là kinh nghiệm tích lũy qua mười lăm năm đi làm.
Mảng chị làm tốt nhất là khai hải quan và chứng từ xuất khẩu, trong đó có giấy chứng nhận xuất xứ C/O. Hai năm nay chị làm xuất nhập khẩu ở Công ty TNHH Tân Dương, ngành ván MDF, ván ép, ván PB. Một ngày của chị là theo dõi booking, sắp lịch đóng hàng, đặt xe đầu kéo, làm chứng từ khai hải quan, chứng từ vận chuyển và C/O.
Trước đây Tân Dương thuê công ty dịch vụ làm C/O. Chị xin nhận phần việc ấy về làm. Người dám xin thêm việc khó về tay mình là người đã nắm chắc nghề.
Ở lại thêm một thời gian vì người đã gắn bó
Bước ngoặt lớn nhất của chị đến khoảng bảy năm trước. Khi ấy chị đã gắn bó với công ty cũ khoảng tám năm, làm sales kiêm xuất nhập khẩu. Người chủ quyết định bán hai xưởng sản xuất viên gỗ nén để chuyển sang làm mảng khác. Chị vẫn ở lại làm tiếp, nhưng mức lương mới ở vị trí sales không còn đủ để trang trải. Những tháng đó, chị nhận làm giúp C/O cho một người anh quen bên ngành may mặc đồ len, nhờ vậy cũng đủ sống.
Chị không bỏ đi ngay. Chị cố làm thêm một thời gian để giúp người chủ cũ, rồi mới nghỉ và chuyển sang Tân Dương. Về quyết định ấy, chị nói thẳng: "Chị quyết định phải chuyển vì nếu cứ tiếp tục kéo dài thì chị cũng không cải thiện được cuộc sống."
Ở lại cho trọn tình với người đã gắn bó tám năm, rồi dứt khoát đi khi biết mình phải lo cho cuộc sống của mình, hai việc ấy cần hai thứ bản lĩnh khác nhau, và chị có đủ cả hai.
Người nhìn ra chỗ lệch
Trong nghề chứng từ, chị Quyên hay là người phát hiện chỗ sai. Nhiều lần chị thấy chỗ chưa đúng trong phần việc bên dịch vụ làm, chị điều chỉnh và báo họ sửa kịp thời.
Nhận BOM từ kế toán, chị thấy tên nguyên vật liệu thường ghi chung chung, không có quy cách, trong khi hóa đơn mua hàng lại ghi quy cách rất rõ. Thế là chị tính tự lập BOM có quy cách rõ ràng, để biết trừ lùi nguyên vật liệu từ hóa đơn nào, tờ khai nào cho chính xác.
Nói về nỗi lo của khách làm C/O, chị trả lời rất thật: "Họ không lo gì hết, chị là người làm thì chị lo chứ." Cái lo nằm ở khâu đối chiếu: bảng kê nguyên vật liệu, hóa đơn, tờ khai, B/L, invoice phải khớp nhau từng con số. Người làm chứng từ giỏi là người nhận hết cái lo ấy về mình, để khách yên tâm giao hàng.
Một ứng dụng xếp container mang tên mình
Ở Tân Dương, sếp yêu cầu vẽ sơ đồ xếp container trên máy. Mỗi container mất từ bảy tới bốn mươi lăm phút tùy độ khó của danh sách hàng, và chị thấy cách làm ấy còn có thể nhanh hơn nhiều. Từ đó chị nghĩ ra ý tưởng tự làm một ứng dụng vẽ sơ đồ riêng, và đặt tên là BellaLoad, theo cái tên Bella chị vẫn dùng.
Đặt tên mình lên một công cụ là tự nhận trách nhiệm cho nó. Chị Quyên chọn làm như thế với chính phần việc tốn thời gian nhất trong tuần của mình.
Nhanh mà vẫn chính xác
Điều chị tự hào nhất là tốc độ: "tôi làm nhanh, biết sắp xếp để vừa nhanh vừa tăng độ chính xác". Sếp cũ từng khen chị giỏi, nhanh, chịu áp lực công việc tốt.
Trong nghề chứng từ, nhanh mà sai thì chẳng để làm gì. Chị từng gặp chuyện đơn của khách có mã hàng dài, file không copy được, nhập tay dù cẩn thận vẫn có lần sai một ký tự, đến lúc khai hải quan thì giá của mã đó không hiện ra. Người đã đi qua những lần như thế mới hiểu vì sao chị luôn đặt "nhanh" đi cùng "chính xác".
Còn câu nói hay quan điểm sống riêng, chị để lại một câu gọn: "Câu nói hay quan điểm sống riêng thì tôi xin giữ cho mình." Một người quen giữ chứng từ cho người khác, giữ luôn cả điều riêng của mình, tôi thấy chi tiết ấy rất hợp với chị.
Giấc mơ một công cụ cho người làm C/O
Chị Quyên đang ấp ủ một ứng dụng quản lý C/O: trừ lùi nguyên vật liệu theo BOM, quản lý hóa đơn và tờ khai đầu vào, xuất báo cáo tồn, lập bảng kê đúng quy định, theo dõi công nợ. Chị muốn ứng dụng tự tổng hợp ra BOM từ danh mục nguyên vật liệu bộ phận kỹ thuật đưa, và chỉ cần nạp file vào là ứng dụng tự đọc, tự ghi dữ liệu. Chị nghĩ tới cả những ngành khó nhất, như ngành giày, nơi một mã hàng có khi gần một trăm nguyên phụ liệu.
Việc đầu tiên chị muốn giao cho trợ lý AI là xử lý email: đọc thư của khách hàng và đại lý về xuất hàng, sửa booking, xác nhận B/L, debit note, công nợ, cập nhật vào file theo dõi rồi soạn sẵn thư trả lời. Sau đó là nhập đơn hàng có mã dài, làm báo cáo lớp hàng cho những khách như OKD, vẽ sơ đồ xếp container bằng BellaLoad, đối chiếu chứng từ C/O và dữ liệu khai hải quan. Mục tiêu sau ba tháng là có trợ lý giúp hoàn thành ứng dụng quản lý C/O và một file quản lý công việc xuất khẩu. Một người mười lăm năm tự cài công thức, tự lập BOM, tự nghĩ ra công cụ cho mình, nay chủ động đưa cách làm ấy lên một bậc mới, đó là nỗ lực rất đáng quý, và chị đã tìm được con đường để kinh nghiệm của mình đi xa hơn một bàn làm việc.
Người giữ cho từng con số khớp nhau
Hàng Việt Nam đi được tới Mỹ, châu Âu, châu Á là nhờ người làm ra món hàng, và nhờ cả những người như chị Quyên, ngồi đối chiếu từng tờ khai, từng hóa đơn, từng lớp hàng trong container, để mọi con số khớp nhau trước khi tàu chạy.
Chúc mừng chị Quyên. Chúc BellaLoad và ứng dụng quản lý C/O sớm thành hình đúng như chị hình dung, và những ngày làm việc của chị có thêm thật nhiều thời gian cho các dự định riêng.