Ba ngày chuyển sổ sách lên phần mềm và chữ chắc của chị Nguyễn Thị Luyện ở Hà Nội

"chắc chắn, cẩn thận, luôn cố gắng đến cùng". Ba cụm từ ấy là câu chị Nguyễn Thị Luyện giữ khi làm nghề và làm người. Với một người làm kế toán, nó còn là lời hứa với tất cả những ai đặt bút ký dưới bản báo cáo chị lập.

Chị học đại học ngành Kế toán kiểm toán, ra trường bằng loại giỏi, tới nay đã mười ba năm trong nghề. Hiện chị là kế toán tổng hợp, trưởng nhóm kế toán ở Midu Group. Chị tả công việc của mình rất gọn: xử lý những việc phát sinh về số liệu ở các phòng ban và cung cấp báo cáo cho ban lãnh đạo.

Ba ngày làm nên một bước ngoặt

Bước ngoặt lớn nhất trong nghề của chị tới năm 2020, khi chị vào làm ở một công ty dược phẩm. Đó là lần đầu chị đứng ra lo trọn mọi phần việc kế toán chuyên môn, và gặp ngay một bài toán khó: công ty vẫn làm kế toán thủ công. Việc đầu tiên chị phải làm là chuyển toàn bộ dữ liệu cũ sang phần mềm mới.

Chị mất ba ngày để chuyển xong. Ba ngày, cả một kho sổ sách của nhiều năm đi từ giấy lên máy, từng con số phải khớp. Ai từng làm kế toán đều hiểu chỉ cần lệch một dòng là cả hệ thống phía sau lệch theo. Người được giao việc ấy ngay buổi đầu mà làm trọn, đó là người được tin, và xứng đáng với niềm tin ấy.

Từ đó chị dùng thành thạo phần mềm kế toán, dùng Excel ở mức khá, và chưa bao giờ ngừng học thêm.

Rèn nghề ở nơi có quy trình bài bản

Chuyên môn sâu nhất của chị là rà soát hồ sơ thanh toán, tức là xem xét từng bộ hồ sơ và tra soát tính hợp lệ của nó trước khi tiền được chi ra. Nói về nghề với tôi, chị nhắc tới nơi đã rèn mình: "mình được rèn luyện tại Tập đoàn Phenikaa, vì ở đó có tất cả các quy trình bài bản", quy định được hướng dẫn rõ ràng nên hồ sơ cũng đầy đủ và đúng pháp luật.

Ngoài hồ sơ thanh toán, chị làm tốt cả mảng xuất hóa đơn. Hai việc này chị bẻ được ra thành từng bước để hướng dẫn lại cho người khác. Biết làm đã khó, biết dạy lại cho người khác làm đúng còn khó hơn, và chị làm được cả hai.

Cố gắng tới tận cùng của vấn đề

Cách làm của chị khác ở chỗ không dừng lại khi việc mới xong một nửa. Chị nói: "mình luôn cố gắng đến tận cùng để xử lý đúng vấn đề". Chị thấy một sai lầm khá phổ biến trong nghề là làm theo lối cũ, kể cả khi lối cũ đã sai. Chị thì không đi theo hướng sai cũ, bám sát luật, không làm theo cảm tính. Nhờ vậy những gì qua tay chị đều ra kết quả đúng.

Để theo kịp quy định, ngày nào chị cũng xem các video ngắn hướng dẫn luật thuế hiện hành. Chị yêu nghề, nên kể cả khi không ai trả tiền, chị vẫn đều đặn nghiên cứu công việc của mình. Một người kế toán tự học thuế mỗi ngày như thế là tấm khiên vững cho cả công ty.

Hướng dẫn các phòng ban bằng chính văn bản luật

Hồ sơ từ các phòng kinh doanh, nhân sự, marketing đổ về bàn chị đều đặn. Chị kể: "mỗi tháng mình xử lý 200 hồ sơ thanh toán". Khó khăn chị gặp thường xuyên là hồ sơ các bộ phận gửi lên còn sơ sài, trong khi luật lại quy định rất chặt, và có lúc liên hệ mà người ta chưa muốn phối hợp.

Cách chị chọn là đưa cho các phòng ban hướng dẫn về các luật, thông tư, nghị định liên quan để họ tự nắm, rồi cùng làm. Sau đó các phòng làm theo, hồ sơ được nộp đầy đủ. Dạy người khác hiểu luật để họ tự làm đúng thay vì sửa hộ mãi, đó là cách một trưởng nhóm nâng cả hệ thống lên.

Đồng nghiệp hay nhờ chị hướng dẫn đội nhóm, và chị đã kèm nhiều bạn kế toán nội bộ, nhất là phần xuất hóa đơn và làm hồ sơ thanh toán. Lần đối soát số liệu gần nhất với đối tác, hơn một trăm mã hàng, kết quả khớp, không lệch dòng nào. Giám đốc cũ của chị từng khen chị cố gắng, chăm chỉ, chịu tìm tòi, và đó cũng chính là điều chị tự hào nhất.

Cái giá của những đêm chốt sổ

Nghề nào cũng có cái giá. Có những lúc chị bị đau dạ dày vì thức đêm cho kịp chốt báo cáo cuối kỳ. Nếu được gặp lại mình mười năm trước, chị sẽ khuyên bản thân học thuế sớm hơn. Theo chị, khó khăn mà nhiều người làm kế toán vẫn đang mắc kẹt là chưa hiểu hết quy trình thanh toán, luật thuế và luật kế toán.

Báo cáo quản trị sớm hơn năm ngày

Việc tốn công nhất của chị bây giờ là rà soát số liệu kho và chi phí trên phần mềm để lên báo cáo quản trị cho ban lãnh đạo. Chị đang muốn giao cho trợ lý AI cùng rà soát số liệu, đối chiếu tồn kho, dựng báo cáo quản trị hằng tháng và tính hoa hồng kinh doanh. Đích chị đặt rất rõ: báo cáo quản trị hoàn thành vào ngày 20 thay vì ngày 25 như hiện nay. Một người đã vững nghề mười ba năm vẫn tự mở thêm một cánh cửa để làm việc chuẩn hơn và nhanh hơn, cho thấy chị Luyện đã tìm được con đường để tinh thần cố gắng tới cùng của mình đi xa hơn.

Con số đúng là sự tử tế của người kế toán

Người ngoài ít khi nhìn thấy người kế toán. Nhưng mỗi khoản chi đúng luật, mỗi bản báo cáo khớp từng dòng, đều có bàn tay của một người như chị Luyện đứng sau, lặng lẽ giữ cho cả công ty đi đúng đường.

Chúc mừng chị Luyện. Chúc những bản báo cáo của chị ngày càng về sớm, chúc chị bớt đi những đêm thức chốt sổ để giữ gìn sức khỏe, và chúc những bạn kế toán chị kèm cặp đều mang theo được chữ chắc của chị.