Bảng vật tư đi suốt từng lỗ khoan và tính không chịu đứng một chỗ của chị Nguyễn Thị Thanh Mùi ở Quảng Ninh

Ở Thái Bình, chị từng mở một tiệm bánh kem. Rồi chị ra Quảng Ninh sống, và nhận ra người ở đây không chuộng bánh kem như ở quê. Chị khép lại tiệm bánh, nhưng không bỏ đôi tay khéo của mình: đến giờ chị vẫn làm bánh cho gia đình, làm để tặng bạn bè.

Người phụ nữ ấy là chị Nguyễn Thị Thanh Mùi, người thân vẫn gọi là Trang. Ban ngày, chị làm việc với những thứ khô hơn kem bánh rất nhiều: mét khoan, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hợp đồng mua sắm cho những mũi khoan thăm dò than. Chị là chuyên viên bộ phận kế hoạch, phòng Kinh tế kế toán, Công ty Cổ phần Địa chất và Khoáng sản Vinacomin, ở phường Quang Hanh.

Khi trò chuyện với chị Trang, tôi hình dung ra một người khiêm tốn về mình mà cứ mỗi năm lại cầm thêm một phần việc khó hơn năm trước.

Từ cô thủ kho bên công trình khoan

Chị học kế toán ở Trường Cao đẳng Công nghiệp Thực phẩm. Ra trường, chị không ngồi bàn giấy ngay mà làm thủ kho vật tư cho công trình khoan thăm dò địa chất. Hơn hai năm giữ kho, chị quen tay với từng món vật tư đi vào, đi ra của một công trình khoan.

Rồi chị chuyển sang bộ phận kế hoạch. Tính đến nay chị theo nghề vật tư và kế hoạch được ba năm. Chuyên môn sâu nhất của chị là theo dõi nhập xuất tồn vật tư và hồ sơ mua sắm, nghề chị học từ một người anh đi trước trong phòng. Sắp tới chị nhận thêm quyết toán hợp đồng giao khoán và lập kế hoạch vật tư.

Ba ngày làm lại một bộ hồ sơ tiền tỷ

Vừa chuyển việc, chị gặp ngay một bài khó: làm hồ sơ cho một gói mua sắm vật tư giá trị tiền tỷ, trong khi chưa nắm hết quy chế. Không có người hướng dẫn, không có bộ mẫu. Vướng chỗ nào, chị "mở quy chế ra đọc" chỗ đó. Làm xong bước sau lại thấy bước trước chưa đúng, chưa đủ, phải quay lại làm lại. Chị nhận thật là lúc ấy mình thấy rất bế tắc.

Chị không bỏ ngang. Chị làm lại cả bộ hồ sơ trong ba ngày, có anh chị em trong phòng hỗ trợ phần hợp đồng và sắp xếp hồ sơ. Qua lần ấy, những bộ hồ sơ sau chị làm dễ hơn hẳn. Học nghề bằng chính cái khó của mình thì chậm lúc đầu, nhưng cái đã học được thì nằm lại rất chắc.

Từ cái khó ấy, chị rút ra một cách làm mà người làm mua sắm nào cũng nên chép lại. Khi một hợp đồng đang chạy tới hai phần ba giá trị, chị đã chuẩn bị sẵn bộ hợp đồng mới, "để hết hợp đồng cũ là lấy hàng được ngay". Giữa hai lần mua không có khoảng trống nào. Người làm kế hoạch giỏi là người nhìn thấy chỗ đứt trước khi nó đứt.

Một bảng số liệu đi trọn vòng đời mũi khoan

Cách làm riêng của chị nằm ở những bảng tính trên Excel và Google Drive. Một lỗ khoan thi công ba tháng thì vật tư của nó được cập nhật liền một mạch từ ngày đầu tới ngày cuối. Chị dựng bảng gồm nhập kho, xuất kho, rồi tổng hợp nhập xuất tồn từ đầu năm đến cuối năm. Cách cũ tách riêng từng tháng, đến lúc cần tổng hợp thì phải gom lại từng mảnh, vừa khó vừa mất thời gian.

Số liệu đi theo đúng nhịp của công việc thật. Ngoài hiện trường, mũi khoan xuống lòng đất từng mét. Ở văn phòng, chị đi theo nó bằng từng dòng số.

Khối việc chị gánh không nhỏ. Mỗi tháng, khi có nhu cầu phát sinh, chị xử lý trung bình năm đến sáu hợp đồng, lập ba đến năm hồ sơ quyết toán lỗ khoan, bốn báo cáo tháng và bốn báo cáo quý. Mỗi ngày chị cập nhật mét khoan của từng lỗ khoan lên bảng quyết toán, cập nhật hóa đơn phát sinh lên bảng thống kê mua sắm. Chị là người đứng giữa, nối số liệu của phòng khoan, tổ cung ứng và nhà cung cấp lại cho Ban Giám đốc có một bức tranh đủ.

Giao tiếp để giữ những mối quan hệ dài lâu

Đứng ở giữa nhiều đầu mối như vậy, chị giữ cho mình một quan điểm làm nghề rất rõ: "giao tiếp để tạo ra các mối quan hệ có giá trị cho hiện tại và tương lai".

Phần lớn việc của chị đi qua điện thoại và Zalo: với phòng khoan, với các anh trong phòng kế hoạch, với tổ cung ứng vật tư, với hơn chục nhà cung cấp và đơn vị vận tải lớn nhỏ. Người hiểu điều đó và coi mỗi đầu mối là một mối quan hệ lâu dài sẽ đi được đường dài trong nghề.

Một người chưa vội nhận mình giỏi

Hỏi chị tự hào điều gì, chị trả lời thẳng là hiện chưa thấy tự hào điều gì. Chị vẫn thấy số liệu của mình cập nhật chưa đủ nhanh, có chỗ chưa thật sát yêu cầu. Người tự đặt cho mình cái thước khắt khe như vậy thường là người làm số liệu đáng tin nhất.

Điều chị muốn được nhớ tới thì chị nói rất rõ: là "người không bao giờ chịu đứng một chỗ". Tôi nhìn lại con đường của chị và thấy câu ấy đã đúng từ lâu. Từ tiệm bánh ở Thái Bình ra Quảng Ninh, từ thủ kho lên phòng kế hoạch, từ theo dõi nhập xuất sang quyết toán và lập kế hoạch, chưa chặng nào chị chịu dừng.

Một giờ cho phần việc từng chiếm hai phần ba ngày

Việc tốn thời gian nhất của chị bây giờ là tổng hợp báo cáo, chiếm khoảng hai phần ba thời gian trong ngày và trong tuần. Chị đang muốn giao cho trợ lý AI phần gom số liệu: nhận file Excel từ tổ cung ứng, làm ra báo cáo thống kê hợp đồng mua sắm và vật tư nhập xuất kèm giá trị, rồi tới đối chiếu định mức và lập kế hoạch vật tư cho từng đề án. Đích chị đặt ra trong ba tháng là rút việc báo cáo từ hai phần ba ngày xuống còn một giờ, để "cán bộ cần số liệu là có báo cáo luôn". Một người vừa mới vững chân ở vị trí mới đã tính chuyện tự động hóa chính phần việc nặng nhất của mình, đó là sự chủ động đáng quý, và chị đã tìm ra con đường để đi tiếp đúng với tính cách không chịu đứng yên của mình.

Chiếc bánh kem và những con số

Bàn tay từng làm bánh kem giờ ngày ngày giữ cho từng con số vật tư khớp với từng mét khoan dưới lòng đất. Hai việc tưởng xa nhau, nhưng đều cần sự tỉ mỉ và lòng muốn làm cho người khác được việc.

Chúc mừng chị Trang. Chúc ba tháng tới những bản báo cáo chỉ còn tốn của chị một giờ, và chị có thêm nhiều buổi tối làm bánh cho gia đình.