Hai mươi năm giữ lời hứa và những cuộc họp nhiều giọng tiếng Anh của chị Nguyễn Thị Thu Hương ở Hải Phòng
Sếp cần visa gấp để đi công tác, và cần chị Nguyễn Thị Thu Hương xác nhận ngày nào lấy được. Chị nói một ngày. Từ lúc nói ra, chị phải tìm mọi cách để tờ visa về đúng ngày ấy.
Khi trao đổi với tôi, chị Hương nhắc lại chuyện này như một lẽ thường của nghề thư ký. Chị nói: "mình phải giữ lời hứa thì sếp mới tin tưởng giao trọng trách cho mình." Nhiều lần như vậy, sếp tin rằng chị Hương đã hứa thì sẽ làm tròn.
Bắt đầu từ chỗ không ai chỉ đường
Chị Hương làm thư ký ban giám đốc đã hai mươi năm, ở Công ty TNHH May Tinh Lợi tại Hải Phòng, một công ty nước ngoài chuyên sản xuất hàng may mặc cho các hãng Nike, Uniqlo, Adidas, A&F. Nhưng chị không bắt đầu từ vị trí này.
Trước đó chị là nhân viên hành chính. Lúc chuyển sang làm thư ký, chị gần như không biết gì về công việc mới. Chị kể lại: "lúc đó chị không biết công việc cụ thể của thư ký ban giám đốc là gì và không có người hướng dẫn hay chỉ đạo công việc nên chị không biết bắt đầu từ đâu". Không ai cầm tay chỉ việc, chị tự đi tìm hiểu, tự đăng ký một số khóa về nghề thư ký, rồi dần dần làm quen, hiểu việc, và gắn bó với nó tới hôm nay.
Hai mươi năm ở một vị trí mà ngày đầu không ai chỉ cho mình phải làm gì, đó là hai mươi năm tự mở đường.
Những ngày làm thu ngân ở tỉnh xa
Trước cả bước ngoặt ấy là một giai đoạn khó hơn nhiều. Mới ra trường, chị không có việc làm, không có thu nhập. Gia đình nghèo, bố mẹ già yếu, bản thân chị sức khỏe cũng yếu. Chị đi làm trái ngành, làm thu ngân ở một nhà hàng để có tiền trang trải, rồi mạnh dạn xin đi làm ở một tỉnh xa để tích lũy kinh nghiệm, vừa làm vừa học cho tới khi có công việc ổn định.
Bài học chị giữ từ những ngày đó là phải nỗ lực không ngừng, luôn phát triển và hoàn thiện mình thì khó khăn gì cũng sẽ vượt qua. Người từng đứng quầy thu ngân để nuôi mình, nay ngồi trong phòng họp của ban giám đốc một công ty đa quốc gia, chị đi được quãng đường ấy bằng chính đôi chân mình.
Tiếng Anh, tấm bằng thư ký Luật và một cuốn sổ ghi chú
Chuyên môn sâu nhất của chị là tiếng Anh. Chị rèn tiếng Anh bốn năm, rồi tham gia các khóa học trong nước và nước ngoài, như các khóa của tổ chức IDP. Chị còn đi học Luật và có bằng thư ký Luật của Anh quốc.
Có những cuộc họp trực tuyến có người từ Anh, Úc, Sri Lanka, Ấn Độ, Bangladesh, Trung Quốc cùng tham gia, đường truyền chập chờn, mỗi người nói tiếng Anh một giọng. Có lần chị không nắm trọn nội dung nên dịch lại chưa đúng. Chị gỡ bằng cách ghi chú lại, email hỏi lại từng người nói chưa rõ, nhờ họ giải thích lại tài liệu, rồi viết lại biên bản gửi mọi người.
Từ những lần ấy chị có một nguyên tắc: "Cách làm của chị là cẩn thận ghi chép lại những từ trong cuộc họp mà mình không rõ rồi đi hỏi lại rồi mới ghi vào biên bản họp." Chị không tự đoán rồi ghi vào cho xong. Một biên bản họp đi tới tay người của sáu quốc gia, chỉ cần sai một chữ là sai cả một quyết định, và chị Hương chọn hỏi lại cho bằng được.
Mỗi sếp một thói quen
Chị trực tiếp quản lý lịch làm việc, lịch họp cho hai vị sếp, phục vụ cả ban giám đốc từ Senior Vice President, Vice President tới các Executive Director: xếp lịch họp, chuẩn bị tài liệu, bố trí xe đưa đón, lo bữa ăn và chỗ ở khi đi công tác, ghi biên bản rồi gửi cho người dự. Mỗi tháng khoảng ba mươi cuộc họp và năm chuyến công tác.
Bài học xếp lịch, chị học bằng một lần sai. Đối tác nước ngoài xin họp gấp, vì lệch múi giờ nên giờ họ đề nghị rơi đúng giờ ăn trưa của một vị sếp vốn không thích họp lúc ăn. Chị nghĩ việc gấp nên chốt lịch luôn. Cuộc họp rất căng, và chị là người bị trách. Từ đó chị hiểu việc gấp tới đâu cũng phải tính tới thói quen của từng người trước khi chốt.
Người dám kể lại lần mình sai để rút ra bài học, thường là người không sai lần thứ hai.
Chín vị khách và những va li thất lạc
Ngoài lịch họp, chị còn đón tiếp đối tác của công ty. Lần chị nhớ nhất là một đoàn đối tác người Pakistan gồm chín người, bị thất lạc hành lý tại sân bay Thái Lan. Chị kể: "chị đã phải xử lý thật nhanh, cho người túc trực tại sân bay để lấy lại cho khách, khách rất hài lòng với việc xử lý cho họ".
Khách tới một đất nước lạ mà mất hành lý thì chuyến đi bắt đầu bằng nỗi lo. Chị Hương biến nỗi lo ấy thành ấn tượng tốt đầu tiên của họ về công ty, đó là cái tầm của một người thư ký giỏi.
Năm phút cho một biên bản
Hai việc tốn sức nhất mỗi tuần của chị là nghe lại ghi âm để soạn biên bản, và dịch tài liệu. Hiện chị làm hoàn toàn bằng tay: ghi chú vào sổ, ghi âm song song, họp xong nghe lại rồi gõ ra Word, mỗi cuộc họp mất ba mươi phút tới một tiếng. Chị đang giao cho trợ lý AI hai việc đầu tiên: nhận file ghi âm và soạn ra biên bản tiếng Anh đúng nội dung cuộc họp, và dịch các file PDF, Word qua lại giữa tiếng Anh và tiếng Việt; sau đó là chỉnh tài liệu Word, Excel, PowerPoint cho chuẩn. Đích chị đặt cho ba tháng tới rất cụ thể: một biên bản xong trong năm phút, một lần dịch từ một tiếng còn mười lăm phút. Một người đã tự học nghề từ con số không, hai mươi năm sau vẫn tự học tiếp để theo kịp nhịp việc ngày càng nhiều, cho thấy sự nỗ lực bền bỉ của chị Hương, và chị đã tìm ra con đường để dành thời gian cho những việc chỉ một người thư ký có kinh nghiệm mới làm được.
Chữ tín của người đứng sau cánh cửa phòng họp
Quan điểm làm nghề, làm người của chị rất đơn giản: "trung thực, giữ lời hứa và trân trọng những người xung quanh mình, giúp đỡ người khác nếu mình có khả năng". Mọi người khen chị cẩn thận, thông minh, luôn học cái mới, và là người có thể tin cậy được. Lòng tin ấy, theo chị, đến từ việc giữ lời hứa, hơn cả chuyện giữ bí mật.
Chúc mừng chị Hương. Chúc ba tháng tới, những giờ ngồi nghe lại ghi âm được thay bằng năm phút đọc soát một bản biên bản, và chúc chị tiếp tục là người mà các vị sếp ở bất cứ quốc gia nào cũng yên tâm giao việc.