Hai mươi năm cầm số liệu và một đội ngũ ăn ý của chị Trần Thị Kiều Hoa ở Thành phố Hồ Chí Minh
Có người vào nghề bằng đường thẳng. Chị Trần Thị Kiều Hoa thì đi một vòng rất xa rồi mới quay về đúng ngành mình học, và khi quay về, chị làm một việc ít ai dám làm.
Chia sẻ với tôi về bước ngoặt ấy, chị Kiều Hoa tóm cả chặng đường vào một câu rất thật: "học ngành tài chính ra trường làm XNK trái ngành, sau đó vài năm quay lại tài chính quên hết nhưng dám lên KT trưởng".
Dám nhận chiếc ghế Kế toán trưởng
Chị học ngành tài chính ở trường Cao đẳng Tài chính Đối ngoại. Ra trường, công việc đầu tiên lại là xuất nhập khẩu. Vài năm sau chị quay về tài chính, và nói như chị, kiến thức tài chính kế toán gần như đã quên hết. Vậy mà chị vẫn nhận vị trí Kế toán trưởng.
Nhận rồi thì phải theo cho kịp. Không có thời gian học lại từ đầu theo kiểu trường lớp, chị chọn con đường nhanh nhất: "trong 1 tháng chạy đi học những người đi trước có kinh nghiệm". Một tháng ấy chị đi hỏi, đi học từ những người làm lâu năm, rồi về áp ngay vào việc của mình.
Dám nhận một việc lớn hơn sức mình lúc đó, rồi tự chạy cho kịp với nó trong ba mươi ngày, đó là bản lĩnh của người biết mình sẽ lớn lên cùng trách nhiệm.
Nhìn lại, chính mấy năm làm trái ngành lại thành vốn. Chị hiểu xuất nhập khẩu từ bên trong, nên khi ngồi ghế tài chính, chị đọc được cả dòng hàng lẫn dòng tiền. Phạm vi việc của chị cứ thế rộng dần: tài chính, xuất nhập khẩu, nhân sự, kho, logistics, sản xuất.
Một tủ chứng chỉ tự học thêm
Hai mươi năm đi qua kế toán, tài chính, sản xuất và xuất nhập khẩu, chị không dừng ở tấm bằng cao đẳng. Chị học thêm và lấy chứng chỉ Kế toán, chứng chỉ Xuất nhập khẩu, chứng chỉ chuyên môn nghiệp vụ Hải quan, chứng chỉ Báo cáo tài chính quốc tế IFRS của ACCA, chứng chỉ Kế toán trưởng, và chứng chỉ HSE. Lúc rảnh, chị học thêm cả tiếng Anh lẫn tiếng Hàn, vì công việc của chị gắn với công ty mẹ ở Hàn Quốc và Ban Giám đốc người Hàn.
Điều tôi quý là chị cũng nói thẳng chỗ mình chưa mạnh: "làm excel hàm chưa được master lắm". Một người cầm trọn số liệu của cả công ty mà sẵn sàng gọi tên điểm yếu của mình như vậy, thì những con số chị đưa lên bàn Ban Giám đốc càng đáng tin.
Tám ngày đầu mỗi tháng
Hiện chị phụ trách Tài chính và Xuất nhập khẩu ở một công ty ngành dệt sợi. "Khách hàng" của chị là công ty mẹ ở Hàn Quốc và Ban Giám đốc người Hàn ngay tại công ty. Hai điều họ lo nhất là thanh khoản và biên độ lợi nhuận. Những gì họ hỏi chị xoay quanh doanh thu, giá thành, lợi nhuận, các loại thuế, luật xuất nhập khẩu và luật lao động, qua ba đường: email, KakaoTalk và hệ thống ERP.
Mỗi kỳ, chị và đội làm một bộ báo cáo: giá thành sản xuất, báo cáo theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, phân tích doanh thu, báo cáo nhập khẩu, báo cáo xuất khẩu và các báo cáo khác. Báo cáo tài chính hằng tháng là việc chị tự làm, không cần ai nhờ.
Việc nặng nhất rơi vào tuần đầu mỗi tháng, mỗi quý. Dữ liệu đổ về từ ERP rất nhiều, phải chạy số sản xuất, tính giá thành, lên báo cáo, rồi phân tích tiếp. Hạn chị tự đặt cho mình rất rõ: "trong vòng 8 ngày đầu phải xong toàn bộ báo cáo". Để kịp hạn, đôi khi chị phải làm thêm giờ.
Ở chỗ chị Kiều Hoa, mỗi con số là một câu trả lời cho người đứng đầu doanh nghiệp, và tám ngày ấy là lời hứa chị giữ với họ mỗi tháng.
Người được gọi là tận tụy và chính trực
Điều chị tự hào nhất là những gì người làm cùng nói về chị: tận tụy, chính trực, tư vấn được các vấn đề về luật, và luôn đưa ra phương án giải quyết tốt nhất. Có những việc chị giúp công ty mà chị giữ kín, vì đó là chuyện tế nhị của doanh nghiệp. Biết giữ kín việc của nơi mình làm cũng là một phần của chữ chính trực.
Điều chị muốn người khác nhớ về mình là "làm việc trách nhiệm cao có tâm có tầm".
Team mạnh thì việc sẽ trôi
Chị quản lý một đội bảy người: một quản lý, ba kế toán và ba nhân viên xuất nhập khẩu. Quan điểm làm nghề chị giữ chặt nhất lại nằm ở đội ngũ chứ không ở cá nhân. Chị tin một người giỏi không đủ, và nói về điều đó bằng giọng của người đã làm thật: "xây dựng đội ngũ team làm việc nhanh gọn, hiểu ý, trao đổi cv lẫn nhau, team mạnh thì CV sẽ trôi, thành công là lẽ dĩ nhiên".
Bài học chị muốn để lại cho người đi sau cũng vậy: trách nhiệm, và xây dựng đội ngũ làm việc chuyên nghiệp. Một người đã kiêm từ tài chính tới kho, tới sản xuất, mà điều chị coi trọng nhất vẫn là có một đội cùng mình hiểu ý, đó là người lãnh đạo nghĩ cho cả đội trước khi nghĩ cho mình.
Báo cáo nhìn vào là hiểu
Chị đã vượt qua mọi khó khăn của nghề, nhưng vẫn chưa hài lòng với hình thức báo cáo. Ban Giám đốc cần nắm nhanh thanh khoản và lợi nhuận, mà một bảng số dày đặc trên Excel chưa phải cách đọc nhanh nhất. Báo cáo thông minh hơn theo ý chị là "về sơ đồ con số, nhìn vào hiểu nhanh vấn đề". Vì vậy chị đang giao cho trợ lý AI chính bộ báo cáo hằng tháng: nhận dữ liệu xuất từ ERP, dựng báo cáo nhanh hơn, tìm lỗi trong số liệu, phân tích sâu hơn, làm biểu đồ linh động, và ra cùng lúc ba bản tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Hàn; sau đó tới phân tích thanh khoản, biến động lao động, chuyển báo cáo từ chuẩn Việt Nam sang chuẩn quốc tế, và để cả đội bảy người cùng dùng. Đích chị đặt rất rõ: "vẫn 8 ngày theo đúng hạn, nhưng báo cáo chuyên sâu hơn". Không nới hạn cho mình mà nâng chất lượng lên trong đúng khung cũ, điều đó cho thấy sự nỗ lực của chị Kiều Hoa, và chị đã tìm ra con đường để cả đội cùng đi nhanh hơn.
Từ trái ngành tới người giữ số liệu cho cả công ty
Hai mươi năm trước, chị Kiều Hoa làm trái ngành. Hai mươi năm sau, chị là người mà công ty mẹ ở bên kia biển tin để đọc sức khỏe của cả doanh nghiệp. Đoạn đường giữa hai điểm ấy được lát bằng một tháng chạy đi học, một tủ chứng chỉ và rất nhiều buổi làm thêm giờ.
Chúc mừng chị Kiều Hoa. Chúc những bản báo cáo ba thứ tiếng của chị sớm thành những trang sơ đồ mà Ban Giám đốc chỉ cần nhìn một lượt là hiểu, và chúc đội bảy người của chị ngày càng ăn ý, để thành công đến với chị như một lẽ dĩ nhiên.
