Mười hai năm ở Ô tô An Sương và từng dòng hoa hồng bán xe của chị Ngọc Cẩm ở TP.HCM

Một dòng xe Van, mức hoa hồng đúng theo thông báo là 2 triệu đồng, bị áp nhầm thành 1,5 triệu. Nhân qua tỷ lệ lợi nhuận, con số hoa hồng ra sai. Dòng ấy nằm giữa một file có khi gần trăm dòng, và dễ trôi qua như mọi dòng khác. Chị Trần Thị Ngọc Cẩm, Phó Tổng Giám đốc Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ An Sương (Ô tô An Sương), đã tìm ra nó khi kết xuất ra Excel và kiểm từng chi tiết.

Người giữ tay lái tài chính cho hai trăm con người

Chị Cẩm gắn bó với An Sương đã mười hai năm. Chị trực tiếp quản lý bốn mảng: kế toán, bán hàng, sản xuất thùng và sửa chữa dịch vụ xe, tổng cộng khoảng 200 người.

Việc hằng ngày, hằng tuần của chị là những việc cần một đôi mắt tỉnh và một cái đầu lạnh: xem và kiểm tra báo cáo trên phần mềm, duyệt chi, kiểm chi tiết các bảng kê thanh toán, lập giá vốn dự toán cho các dòng xe nhập khẩu, trực tiếp đi lệnh chuyển tiền, theo dõi hạn mức, dòng tiền và tỷ giá. Với một doanh nghiệp nhập khẩu xe, tỷ giá nhích một chút là giá vốn cả lô hàng đổi theo. Người giữ những con số ấy là người giữ cho cả con tàu đi đúng hướng.

Một doanh nghiệp đi trước ở miền Nam

An Sương thành lập năm 2010, tiền thân từ năm 2008, và từ 2008 tới 2015 là nơi làm mô hình siêu thị ô tô đầu tiên ở miền Nam. Hôm nay công ty bán gần như mọi dòng xe tải, từ xe nhỏ tới đầu kéo, xe cứu thương, mooc, xe chuyên dùng, có xưởng đóng thùng trên nền chassi, showroom ở TP.HCM, Hà Nội, Bình Dương, Tây Ninh, Đồng Nai, Long An, hơn 35 đại lý ở hơn 30 tỉnh thành và hơn 50.000 khách hàng.

Bảng thành tích cũng dài: giải nhì doanh số nhà máy Veam năm 2011, 2012, giải nhất năm 2013, 2014, năm năm liên tục giải nhất doanh số của Tập đoàn Daehan Teraco. Mười hai năm chị Cẩm ở An Sương là mười hai năm đi cùng chặng đường lớn lên ấy, từ phía sau những con số.

Kiểm từng dòng, vì mỗi dòng là thu nhập của một người

Mỗi tháng chị kiểm khoảng bốn file đề nghị hoa hồng, mỗi đơn vị trong group một file, duyệt chi tiết theo từng xe. Công thức không đơn giản: giá bán so với chính sách, giá bán thực tế, giá vốn, bán đúng chính sách thì hưởng mức chuẩn, bán không đúng thì tính theo tỷ lệ riêng. Số liệu lại đi qua tay ba bộ phận là bán hàng, admin và kế toán, nên "nhiều khi không khớp nhau". Mức lệch chị ghi nhận thường nằm khoảng 1 tới 10% so với mức duyệt đúng.

Một người ở vị trí Phó Tổng hoàn toàn có thể ký duyệt theo con số cấp dưới trình lên. Chị Cẩm chọn cách kiểm tới từng mục. Mỗi dòng trong file hoa hồng là tiền công của một người bán xe, là khoản chi của công ty. Kiểm đúng từng dòng là giữ công bằng cho cả hai phía. An Sương lấy Chính Trực và Công Bằng làm giá trị cốt lõi, và chị là người biến hai chữ ấy thành việc làm mỗi tháng.

Nhận sai và sửa ngay

Đoạn sau của câu chuyện chiếc xe Van mới là chỗ đáng kể. Chị trao đổi với kế toán phụ trách duyệt, và theo lời chị, họ "nhận sai và sửa ngay, không cần tôi đốc thúc."

Một câu ngắn nói lên rất nhiều về cách chị dẫn dắt con người. Ở nhiều nơi, phát hiện sai là mở đầu cho những cuộc đổ lỗi. Ở phòng kế toán chị Cẩm theo sát, người ta nhận sai thẳng và tự sửa. Đó là văn hóa của một nơi mà người làm không sợ sai, chỉ sợ để sai nằm lại. Từ năm 2016, An Sương chọn "Chuyên Tâm" làm triết lý kinh doanh, và cái tâm ấy thấy rõ nhất ở chỗ khuất như phòng kế toán.

Trợ lý cho người đối chiếu năm lớp chính sách

Chia sẻ với tôi trong lớp học ÂY ZẦN CHO ĐỘI ZÀ, chị Cẩm muốn trợ lý AI theo sát phòng kế toán cùng chị: kiểm doanh số, doanh thu, lợi nhuận, theo dõi dòng tiền, và nhất là đối chiếu file hoa hồng với chính sách bán ra, giá mua vào, quy định khi bán không đúng giá, thông báo khuyến mãi theo doanh số tháng quý, chính sách riêng của nhà máy và giá thưởng theo lô. Khi thấy lệch, chị muốn nhận lại ba thứ: "bảng liệt kê các dòng sai kèm số tiền lệch, tin nhắn cảnh báo, và file duyệt đã sửa đúng." Một người đã nắm việc tới mức mô tả được chính xác đầu vào, đầu ra như thế là người sẵn sàng để máy làm phần dò, còn mình giữ phần quyết.

An tâm trên suốt hành trình

Sứ mệnh An Sương viết là mang lại cho khách hàng sự an tâm và an toàn trên suốt hành trình. Khách thấy chiếc xe tải lăn bánh. Phía sau chiếc xe ấy là những dòng giá vốn, những lệnh chuyển tiền, những file hoa hồng được một người kiểm tới nơi tới chốn, để người bán xe yên tâm với tiền công của mình và công ty yên tâm với từng đồng chi ra.

Chúc mừng chị Cẩm. Chúc chị sớm có người trợ lý dò đủ năm lớp chính sách trong vài phút, để mười hai năm kinh nghiệm của chị dành cho những quyết định lớn hơn trên con đường đưa An Sương thành nhà phân phối số 1 về vận tải.