Tờ hóa đơn nháp cứu một hợp đồng và mười bảy năm làm nghề chỉn chu của chị Trịnh Thị Ngọc Hiếu ở Thành phố Hồ Chí Minh
Bản hợp đồng ấy phòng kinh doanh đã rà ba lần. Khách đọc, góp ý, gửi đi gửi lại chừng năm lần. Hai bên chuẩn bị ký. Đúng quy trình, chị Trịnh Thị Ngọc Hiếu tạo một tờ hóa đơn nháp cho khách, và thấy số tiền trên hóa đơn lệch với số tiền trong hợp đồng.
Chị tá hỏa ngồi dò lại. Thành tiền dòng một và dòng hai cộng sai, kéo theo tổng cộng sai, số tiền bằng chữ sai luôn. Câu chuyện chị gửi tới tôi dừng lại ở một chữ "may": nhờ tờ hóa đơn nháp mà phát hiện kịp, không để hai bên ký xong mới sửa tới sửa lui. Với tôi, chữ "may" ấy có tên riêng của nó, là sự chỉn chu.
Ba năm làm đủ mọi khâu
Chị Hiếu học đại học ngành kế toán doanh nghiệp. Ra trường, chị làm kế toán ba năm cho một công ty nhỏ. Công ty nhỏ nên chị làm tất cả các khâu, và chính những năm ấy cho chị vốn liếng nghề đầu tiên. Rồi chị chuyển sang ngân hàng, làm kế toán giao dịch kiêm kế toán nội bộ suốt mười năm.
Ba năm ở doanh nghiệp, mười năm ở ngân hàng, bốn năm ở công ty hiện tại, cộng lại mười bảy năm chị sống với những con số. Người ở lâu với con số như thế sẽ có một thứ giác quan riêng để thấy chỗ lệch.
Cuốn sách hướng dẫn và cách làm nhanh hơn
Hồi mới vào ngân hàng, người cũ cầm tay chỉ việc theo hiểu biết của họ, người mới chỉ biết làm đúng thao tác được chỉ. Làm một thời gian, chị tìm thấy cuốn sách hướng dẫn nghiệp vụ trên phần mềm ngân hàng, đọc, và phát hiện một cách làm nhanh hơn cách được chỉ. Nhờ vậy chị làm nhanh hơn cả các anh chị đi trước.
Sau này hướng dẫn bạn mới, chị chỉ cả hai cách để bạn tự chọn. Câu chị hay nói: "Chị sẽ đọc những gì giúp ích cho công việc của chị."
Tìm ra cách hay hơn mà không chê cách cũ, rồi trao cả hai cho người mới tự chọn, đó là cách dạy người rất tôn trọng.
Rời ngân hàng, bắt đầu lại từ đầu
Bước ngoặt lớn nhất của chị là rời ngân hàng về hỗ trợ một công ty mới thành lập. Lúc đầu chị rất bỡ ngỡ: "dù mình học kế toán doanh nghiệp nhưng 10 năm làm NH ko đụng gì đến kế toán doanh nghiệp".
Chị làm quen lại từ đầu với khai thuế điện tử, chữ ký số, phần mềm kế toán doanh nghiệp. Công ty chưa tuyển người nên mọi việc hành chính, kế toán chị tự làm: nhập tay từng chứng từ thu chi, hóa đơn, sổ phụ ngân hàng, soạn hợp đồng lao động, hợp đồng với khách, làm quy chế lương thưởng. Có hôm tám giờ tối mới về tới nhà.
Chị vượt qua bằng cách tự học. Cái gì chưa biết thì hỏi bạn cũ học cùng khóa. Phần thuế thu nhập cá nhân, chị đi học thêm một khóa riêng cho chắc. Rời một chỗ đã quen mười năm để bắt đầu lại ở chỗ chưa có gì, chị đã chọn con đường khó, và đi tới nơi.
Để lại một nguồn chuẩn cho người đến sau
Bốn năm ở AgileOps, công ty bán bản quyền phần mềm và triển khai dịch vụ IT, chị là trưởng phòng sale kiêm phòng hành chánh, trên thực tế kiêm cả bán license, kế toán nội bộ và soạn hợp đồng. Mảng bán bản quyền và hợp đồng chị cũng tự học hết, học từ bạn sale đi trước, ghi lại từng bước.
Điều chị tự hào nhất là đã tạo ra những giá trị cốt lõi để các bạn sau có một nguồn chính mà phát triển: mẫu hợp đồng, phụ lục chuẩn, file lưu thông tin khách, quy tắc đánh số hợp đồng. Giờ các bạn có sẵn nên làm rất nhanh. Đồng nghiệp và sếp khen chị "siêng, chịu làm". Khách thích chị vì chị nhiệt tình giải thích, tư vấn kỹ.
Người dựng mẫu chuẩn cho cả phòng là người nghĩ cho những đồng nghiệp chưa tới. Đó là tầm của một trưởng phòng thật sự.
Kiên nhẫn với từng câu hỏi của khách
Mỗi tháng chị phục vụ khoảng hai mươi lăm khách, phần lớn là trưởng phòng IT và phòng mua sắm, liên hệ qua Zalo. Câu hỏi lặp đi lặp lại: chọn gói nào, bao nhiêu người dùng, tăng giảm lúc nào để hãng không tính phí, mua qua đối tác thì lợi gì. Có lúc chị trả lời năm khách cùng một lúc.
Một đơn hàng đi qua tay chị nhiều vòng: báo giá, hợp đồng nháp, pháp chế soát, gửi khách, hồ sơ thanh toán nháp, ký, báo giám đốc kích hoạt, gửi thư xác nhận. Gần đây một khách lớn còn chưa rõ số lượng cụ thể, chị phải đưa luôn cách tính tiền khi tăng giảm người dùng vào ngay trong báo giá, sửa báo giá ba lần, sửa hợp đồng ba lần. Đi qua chừng ấy vòng mà vẫn giữ được sự nhẫn nại với khách là điều không phải ai cũng làm được.
Mẹ của ba đứa trẻ
Ngoài công việc, chị là mẹ của ba bé. Câu chị giữ trong nghề và trong đời: "Hãy nỗ lực hết mình, không từ bỏ thì mình sẽ làm được." Bài học chị muốn để lại cho các con là chăm chỉ, nỗ lực, không ngừng nghĩ về ước mơ và sống có ích cho xã hội.
Về nhà lúc sáu giờ
Mỗi ngày chị mất khoảng năm tiếng chỉ cho ba việc: trả lời Zalo, làm báo giá, soạn hợp đồng. Gõ tay nhiều lần thì có lúc sai: có lần đang làm dở thì phải ngưng ký một giấy tờ khác, quay lại nhập nhầm số người dùng thành 01, báo giá gửi khách bị sai. Chị đang giao cho trợ lý AI việc soạn sẵn tin trả lời khách để chị duyệt, điền sản phẩm vào bảng báo giá, đối chiếu ba nơi là tin nhắn khách, bảng tính và báo giá trên hệ thống để báo chỗ lệch, rồi tự điền thông tin khách vào hợp đồng, phụ lục. Đích chị đặt rất gọn: năm tiếng xuống hai tiếng, không còn báo giá hay hợp đồng nào sai số, sáu giờ tối về tới nhà. Mười bảy năm trong nghề vẫn tự mua sách về đọc để theo kịp các bạn trẻ, chị Hiếu cho thấy đúng câu mình giữ, và chị đã tìm được con đường để những con số luôn khớp mà không phải đánh đổi bữa tối với ba con.
Người giữ cho từng con số đúng
Một con số sai trong hợp đồng có thể làm mất một khách hàng. Chị Hiếu giữ cho những con số ấy đúng, bằng mười bảy năm cẩn trọng.
Chúc mừng chị Hiếu. Chúc tới đầu năm mới, chị đều đặn có mặt ở nhà lúc sáu giờ tối, và chúc ba con của chị lớn lên mang theo đúng câu mẹ dặn: nỗ lực hết mình, không từ bỏ.