Sổ sách đúng thực tế và mười năm giữ chuẩn cho chuỗi xe điện của chị Vũ Thùy Linh ở Hà Nội

Một mẫu xe máy điện dùng năm bình ắc quy 22Ah. Thợ kỹ thuật lắp đúng, nhưng trên phiếu xuất, bạn nhân viên cửa hàng lại chọn mã bốn bình 12Ah. Kho lệch, số lệch. Người bắt được những chỗ lệch như thế mỗi sáng là chị Vũ Thùy Linh, Trưởng ban kiểm soát nội bộ Hệ thống xe điện Việt Thanh ở Hà Nội.

Rời ngân hàng để có thời gian cho con

Chị Linh học khoa Kế toán, Học viện Ngân hàng, ra trường làm ngân hàng năm, sáu năm. Năm 2016 chị quyết định nghỉ. Lý do rất đời thường: làm ngân hàng thì không có thời gian chăm con. Chị về kinh doanh xe điện cùng chồng.

Trò chuyện với tôi về quãng ấy, chị Linh không giấu những ngày chông chênh. Ở ngân hàng có quy trình, có người hướng dẫn. Tự làm thì không ai chỉ từng bước, chị phải tự lên kế hoạch mình làm gì, làm thế nào. Bạn bè thưa dần khi chị không còn đi làm công sở. Có lúc bế tắc, có lúc làm sai rồi lại tìm hướng khác. Những lúc mông lung, chị tìm tới sách phát triển bản thân, sách tài chính cho phụ nữ và các bài giảng Phật pháp để có thêm động lực.

Một người mẹ đổi chiếc ghế ổn định lấy thời gian cho con, rồi tự đứng trên chân mình giữa một nghề mới, đó là lựa chọn cần rất nhiều can đảm.

Từ mấy file Excel tới hơn ba mươi cửa hàng

Việc đầu tiên chị làm khi về Việt Thanh là dựng nền: biểu mẫu báo cáo bán hàng, nội quy, quy định, các file Excel tính kết quả kinh doanh, công nợ, dòng tiền. Từ những file ấy, chị đi dần lên vị trí Trưởng ban kiểm soát nội bộ. Mười năm sau, hệ thống có hơn ba mươi cửa hàng, gần hai trăm nhân sự.

Chị là người quản trị phần mềm bán hàng: thiết lập gian hàng, phân quyền nhân viên, hướng dẫn cách dùng, rồi kiểm tra từng thao tác nhập, xuất, chuyển hàng, thu chi. Mỗi sáng chị xem báo cáo bán hàng hôm trước, cuối tuần soát hạch toán, cuối tháng soát báo cáo tài chính, báo cáo thuế. Trung bình mỗi ngày có chừng mười lỗi nghiệp vụ chị phải bắt.

Chị gói chuyên môn của mình trong một câu: "Chuyên môn sâu nhất của tôi là về kế toán, tài chính và nhìn nó dưới góc nhìn của người quản lý, không phải chi tiết nghiệp vụ của nhân viên."

Dám làm khác lối mòn

Cách làm riêng của mình, chị Linh tự nhận gọn trong một ý: "Tôi nghĩ có lẽ là tôi dám làm, làm theo cách mới, không làm theo lối mòn."

Chị bỏ Excel, chuyển sang phần mềm, và cho các bộ phận làm chéo nhau trên nền tảng riêng để số liệu tự soi lẫn nhau. Bán hàng làm trên một phần mềm, kế toán làm trên một phần mềm khác. Bán hàng nhập xuất sai thì hai bên lệch số, chị đối chiếu ngược với nhà cung cấp để tìm đúng chỗ làm lệch. Nhiều nơi để một bộ phận tự làm tự kiểm, sai chung một chỗ mà không ai thấy. Ở chỗ chị, cái sai không có chỗ trốn.

Chuyện chiếc xe năm bình ắc quy cũng vậy. Bạn nhân viên ở cửa hàng Cầu Giấy hay xuất nhầm mã, chị kể lại đúng từng con số: "Xe máy điện YADEA ODORA sử dụng 5 bình ắc quy 22Ah, nhưng kỹ thuật lắp đúng bình mà bạn ấy lại xuất thành mã 4 bình ắc quy 12Ah." Chị không dừng ở việc sửa từng phiếu. Chị sửa từ gốc: ghi luôn số bình và loại ắc quy vào tên sản phẩm, đặt trong ngoặc đơn, để ai nhìn cũng thấy ngay, khỏi cần nhớ. Từ đó tỉ lệ sai giảm.

Sửa người thì mệt. Sửa cách làm để người ta khó sai, đó là con mắt của người quản lý giỏi.

Làm đúng thực tế phát sinh

Người thầy chị nhớ nhất là một chị chuyên gia giảng về giám đốc tài chính trong doanh nghiệp, từng làm ở một tập đoàn đa quốc gia. Chị ấy chỉ ra một nhầm lẫn của nhiều người làm kế toán: thiếu chứng từ thì bỏ qua không ghi. Lời dạy chị Linh giữ tới giờ là: "Hãy làm đúng thực tế phát sinh, mọi thứ đều có cách ghi nhận và hãy học cách để làm những điều đó."

Chị đi học thêm về thuế cũng vì một trải nghiệm riêng. Thời gian đầu chị thuê dịch vụ bên ngoài, giao hết mà không hiểu rõ, rồi thấy không ổn vì cuối cùng người chịu trách nhiệm vẫn là mình. Từ đó chị học để đọc được báo cáo, phân biệt đúng sai, yêu cầu nhân viên làm cho đúng. Luật đổi nhiều, chị học tiếp.

Quan điểm chị luôn giữ là làm đúng, làm chuẩn, ghi đúng thực tế phát sinh để nhìn ra khoản nào hợp lý, hợp lệ, đúng quy định. Rộng hơn chuyện nghề, chị làm mọi thứ đúng pháp luật, đúng đạo đức, không hại người, hại mình, và cách kiếm tiền phi pháp thì chắc chắn không làm. Trong một nghề mà con số dễ bị bẻ cho vừa ý, giữ được chữ "đúng" suốt mười năm là giữ được niềm tin của cả một hệ thống.

Năm tiếng mỗi sáng xuống còn hai

Việc ngốn sức chị nhất bây giờ là đọc báo cáo bán hàng, đọc trực tiếp từng bút toán, năm sáu tiếng mỗi ngày. Chị đang muốn giao cho trợ lý AI chuỗi việc mỗi sáng: lấy dữ liệu từ các phần mềm bán hàng và kế toán, đối chiếu, lọc sẵn những phiếu có dấu hiệu sai, để chị và các bạn kế toán sửa ngay trong ngày. Tiếp theo là file mẫu để đưa dữ liệu vào phần mềm thay cho nhập tay, tài liệu và video hướng dẫn cho khoảng bốn mươi bạn kế toán dùng chung một chuẩn, và mẫu phân tích kết quả kinh doanh đặt cạnh dòng tiền. Đích chị đặt rất rõ: hai tiếng mỗi ngày cho công việc thay vì năm sáu tiếng, và không còn lỗi nào để qua ngày. Một người đã dựng cả hệ thống kiểm soát từ mấy file Excel nay lại tự mở bước tiếp theo cho mình, cho thấy sự nỗ lực không ngừng của chị Linh, và chị đã tìm ra con đường để cái chuẩn mình giữ đi nhanh hơn chính mình.

Người giữ chữ đúng của Việt Thanh

Mười năm trước chị rời ngân hàng để có thời gian cho con. Mười năm sau, chị đang chia lại từng giờ trong ngày: hai tiếng cho công việc, một tiếng nghiên cứu đầu tư, một tiếng tự học. Người biết đặt lại thời gian cho mình là người biết rõ mình muốn sống thế nào.

Chúc mừng chị Linh. Chúc những buổi sáng của chị sớm nhẹ đi, chúc hơn ba mươi cửa hàng Việt Thanh chạy đúng chuẩn mà không cần chị đọc từng dòng, và chúc chị có thêm những giờ thong thả cho con, cho sách và cho chính mình.