Quyết toán thuế xong trong một buổi và mười năm giữ nghề nhân sự của chị Nguyễn Thị Lương ở Hà Nội

"Nói chuyện bằng tình cảm nhưng làm việc bằng con số." Đó là câu chị Nguyễn Thị Lương luôn giữ trong nghề. Người đã đi qua hơn mười năm làm kế toán và mười năm làm nhân sự ấy nói thêm một ý rất thật: chị rất sợ làm việc cảm tính.

Khi trò chuyện với chị Lương, tôi hình dung một người ngày ngày làm việc với những bảng tính dày đặc mà không quên rằng phía sau mỗi dòng số là tiền lương của một gia đình. Vì thế con số phải đúng.

Từ chiếc ghế kế toán trưởng

Chị Lương làm kế toán hơn mười năm, từng giữ vị trí kế toán trưởng ở một công ty liên doanh. Chứng chỉ Kế toán trưởng chị học ở Trường Đại học Kinh tế Quốc dân. Ở chiếc ghế ấy, người ta phải chịu trách nhiệm về từng con số của cả doanh nghiệp, và chị đã ngồi vững ở đó.

Công việc ấy lấy đi gần hết thời gian của chị. Chị là người mẹ một mình nuôi con, và khi gia đình gặp một số biến cố, chị hiểu con đang rất cần mẹ ở bên.

Bước ngoặt năm 2015 vì con

Năm 2015, chị quyết định thôi làm kế toán, chuyển sang làm quản trị lao động cho một ngân hàng. Chị tự nhận: "Chuyển đổi qua nghề nhân sự đúng là bước ngoặt lớn nhất."

Chị bước sang nghề mới có chuẩn bị. Trước khi chuyển, chị đã tự học các khóa đào tạo ngắn hạn về nhân sự qua video. Cộng với nền kế toán hơn mười năm, nghề mới đến với chị không quá lạ để thành áp lực. Rời một vị trí kế toán trưởng để có thời gian cho con là quyết định của một người mẹ biết điều gì quan trọng nhất. Còn chuẩn bị kỹ rồi mới bước thì đúng là cách làm của người kế toán.

Hai nghề bổ trợ cho nhau

Chuyên môn sâu nhất của chị nằm ở chỗ hai nghề giao nhau. Theo chị, "nó bổ trợ cho nhau": người làm nhân sự bây giờ cũng phải biết về kế toán, vì việc tính thuế thu nhập cá nhân và quyết toán thuế cho người lao động gắn liền với nó. Người có cả hai kinh nghiệm thì xử lý nhanh hơn, và hiểu vấn đề nằm ở đâu để xử lý cho hiệu quả.

Đợt quyết toán thuế thu nhập cá nhân vừa rồi là một ví dụ. Chị không đợi tới cuối năm mới đi gom số liệu. Tháng nào làm bảng lương, chị cũng lấy bảng cân đối tài khoản 334 của kế toán nội bộ đối chiếu thẳng với tờ khai quyết toán. Những khoản phụ cấp vượt hạn mức như ăn trưa, điện thoại, chị bóc tách ngay từ đầu; phần giảm trừ gia cảnh thay đổi trong tháng, chị chốt luôn trong tháng. Cuối năm, số liệu hai bên khớp nhau, chị nộp giải trình xong trong một buổi, không bị phạt và không lệch một đồng nào.

Người làm lương ở đâu cũng biết mùa quyết toán mệt thế nào. Một buổi là xong, vì chị đã làm phần khó ở mười hai tháng trước đó.

Một người lo trọn từ A đến Z

Bây giờ chị phụ trách hành chính nhân sự cho một nhóm bốn công ty cùng một chủ, trong các mảng giải trí, ăn uống và lữ hành. Riêng một công ty đã có khoảng ba trăm người lao động. Chị là người làm hành chính nhân sự duy nhất, nên ôm trọn: chấm công, tính lương, tuyển dụng, quản trị nhân sự, soạn công văn, soạn hợp đồng, kiêm cả rà soát hợp đồng kinh tế. Mỗi tháng có khoảng ba tới năm hợp đồng mới và chừng sáu hợp đồng gia hạn. Chị không dùng phần mềm nhân sự nào, tất cả nằm trong Word và Excel.

Việc tốn công nhất là chấm công. Mỗi ngày chị vào từng nhóm chat, xem ảnh check out của từng nhân viên, đọc tổng số giờ làm, tích vào bảng để tính công và giờ tăng ca. Việc ấy lấy của chị một tiếng rưỡi tới hai tiếng mỗi ngày, đều đặn, cho ba trăm con người.

Một mình giữ nhịp giấy tờ cho bốn công ty mà vẫn được mọi người quý và tôn trọng, chị tự lý giải: chị luôn chủ động, cẩn thận, nghĩ nhanh nên thường đưa ra được phương án xử lý kịp thời.

Người quen tìm đến khi cần một cái đầu kế toán

Kiến thức kế toán vẫn luôn sẵn trong đầu chị, nên người quen hay tìm đến hỏi. Gần đây, một người bạn gặp chuyện: kế toán bên công ty bạn xuất hóa đơn thuế suất 10% cho một mặt hàng chỉ chịu 8%. Chị giải thích rằng xuất sai thuế suất là sai lệch bản chất hàng hóa, rồi hướng dẫn bạn từng bước: rà soát và phân loại khách hàng, lập biên bản thỏa thuận sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh, kê khai thuế bổ sung, theo dõi số thuế nộp thừa sau khi giải trình. Bạn đã làm xong các bước điều chỉnh. Người làm nghề tới gốc thường được nhận lại đúng thứ này: lúc bạn bè rối, họ nghĩ ngay tới mình.

Một người mẹ hạnh phúc

Ngoài giờ làm, chị tập kháng lực được khoảng một năm. Mục đích lớn nhất, theo lời chị, là tự yêu bản thân, vì chị tin "một người mẹ hạnh phúc mới có thể nuôi dạy những đứa trẻ hạnh phúc". Một người ôm việc giấy tờ cho ba trăm người lao động mà vẫn để dành thời gian chăm chính mình, đó là người đã đi qua khó khăn và đứng vững.

Bớt giờ chấm công, thêm giờ cho gian bếp

Việc đầu tiên chị muốn giao cho trợ lý AI là chấm công: nhận ảnh check out của nhân viên và làm ra bảng chấm công tổng hợp theo tháng, đủ công và giờ tăng ca của từng người, để một tiếng rưỡi tới hai tiếng mỗi ngày rút xuống còn hai mươi tới ba mươi phút. Sau đó là tính lương, soạn hợp đồng lao động, rà soát hợp đồng kinh tế, soạn công văn và báo cáo quản trị nhân sự. Thời gian dôi ra, chị muốn làm những video bữa ăn, dọn nhà, đồ bếp cho chị em vừa giữ được công việc vừa lo được gia đình, mỗi ngày năm tới bảy video. Một người cả đời làm việc bằng con số, nay tự đo lại thời gian của chính mình để lấy về cho mình những giờ đáng sống hơn. Sự tỉnh táo ấy cho thấy nỗ lực của chị Lương, và chị đã nhìn ra con đường của riêng mình.

Con số đúng và tình cảm đủ

Chị Lương đi qua hai nghề bằng cùng một cách: số liệu phải khớp tới từng đồng, còn người thì phải được đối xử bằng tình cảm. Ba trăm người lao động nhận lương đúng mỗi tháng, phía sau là một người phụ nữ cẩn thận tới từng dòng.

Chúc mừng chị Lương. Chúc ba tháng tới, bảng chấm công chỉ còn là việc của nửa giờ buổi sáng, và chúc những video đầu tiên của chị đến được với những người phụ nữ cũng đang vừa đi làm vừa giữ lửa cho gian bếp nhà mình.