Đơn hàng của hai trăm khách sạn và nghề kế toán luôn đi trước một bước của chị Phạm Thị Thùy Liên ở Đà Nẵng

Mười giờ sáng, chị phụ trách thu mua của một khách sạn mới phát hiện đơn hải sản của mình bị sót. Lẽ ra đơn ấy phải tới công ty từ trước bốn giờ chiều hôm trước. Bếp khách sạn không chờ ai, còn hải sản tươi sống thì công ty không trữ sẵn nhiều.

Khi trao đổi với tôi, chị Phạm Thị Thùy Liên nhắc lại buổi sáng ấy bằng một câu rất mộc: "Mình đã huy động tìm tất cả các nguồn hàng của mình, nhiều lúc bên mình chấp nhận lỗ để mua cho khách hàng." Đơn gấp hôm đó vẫn kịp. Người trong cuộc gọi đó là xử lý một đơn sót. Tôi thấy ở đó cách một công ty giữ khách bằng việc làm, và một người kế toán hiểu rằng con số trên sổ chỉ có nghĩa khi bếp của khách vẫn đỏ lửa đúng giờ.

Chị Liên làm kế toán mười một năm, tám năm gắn với một công ty thương mại hải sản tươi, sống, đông lạnh ở Đà Nẵng. Hiện chị phụ trách chung phòng kế toán mười ba người, kiêm luôn phần nhân sự, và trực tiếp cầm hai phần việc nặng nhất là thanh toán và bảng kê mua hàng.

Người kế toán tự rèn mình qua từng thông tư

Chị học kế toán doanh nghiệp ở Trường Cao đẳng Tài chính Hải quan, TP. Hồ Chí Minh. Ra trường là đi làm ngay trên phần mềm kế toán, vừa làm vừa đọc thêm thông tư, nghị định rồi tự mày mò. Nghề kế toán thay quy định liên tục, ai không tự đọc thì chỉ vài năm là tụt lại. Mười một năm giữ được chỗ đứng là nhờ thói quen tự học ấy.

Bây giờ chị dùng thành thạo MISA AMIS, Excel và cả phần mềm Smile của khách sạn. Người kế toán chịu học cả phần mềm phía khách hàng đang dùng là người muốn hiểu khách nhìn con số theo cách nào, để hai bên khớp với nhau từ gốc.

Hai tháng dừng lại và một lần trở về

Năm 2021 là bước ngoặt lớn nhất trong nghề của chị. Khi ấy một mình chị ôm gần hết việc: nhận đơn hàng, xuất hóa đơn, tổng hợp công nợ đầu ra, đầu vào, thanh toán, làm lương, tổng hợp báo cáo. Việc nhiều tới mức làm không xuể, không còn kiểm soát nổi, và chị tạm nghỉ hai tháng.

Rồi chị quay lại, vẫn làm kế toán nhưng chỉ nhận một phần hành. Lý do chị nói gọn trong một câu: "Mình vẫn yêu thích công việc nên quay lại làm." Biết dừng khi quá sức đã cần bản lĩnh. Quay lại với chính cái nghề vừa làm mình kiệt sức, mà quay lại vì thương nghề, còn cần nhiều hơn thế. Từ chỗ một người ôm tất cả, hôm nay chị phụ trách chung một phòng mười ba người.

Người không chịu làm tay theo thói quen

Chị tự nói về mình thế này: "Việc mọi người làm công việc thủ công truyền thống quen rồi, còn mình thì luôn ưu tiên ứng dụng công nghệ, có thể làm được là mình sẽ làm được hết."

Chuyện đơn hàng là ví dụ rõ nhất. Trước đây công ty nhận đơn, ghi ra sổ rồi tổng hợp bằng giấy. Chị đổi cách: lấy đơn dạng file PDF, đưa qua một phần mềm chuyển đổi do một người bạn làm IT viết riêng, rồi thả vào phần bán hàng của MISA AMIS để tổng hợp theo từng nhóm hàng. Từ bảng ấy, bộ phận mua hàng biết hôm nay cần đi mua bao nhiêu cho từng nhóm, thay vì lật từng trang sổ.

Theo chị, nhiều nơi cùng ngành vẫn chép tay, chưa gom được đơn theo nhóm hàng để đặt và mua. Ở một ngành mà hàng tươi sống tính bằng giờ, gom đơn nhanh hơn một chút là hàng tới bếp khách sạn tươi hơn một chút. Điều chị tự hào nhất cũng chính là điều này: luôn nhìn ra ý tưởng để làm việc nhanh hơn.

Sổ sách chốt đúng kỳ, hóa đơn khớp từng dòng

Sai lầm chị thấy người trong nghề hay mắc là ghi sai số liệu, hạch toán không đầy đủ, rồi dẫn tới kê khai sai. Cái sai ấy thường nằm im nhiều năm, tới lúc đối chiếu mới lộ ra. Chị Liên làm ngược lại: hàng kỳ, hàng tháng đều chốt sổ, đối chiếu dữ liệu hóa đơn của công ty với trang hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

Nguyên tắc chị giữ suốt nghề gói trong mấy chữ: "cẩn thận, chính xác, luôn tận tâm với nghề nghiệp". Công ty phục vụ khoảng hai trăm khách sạn bốn sao, doanh số tính bằng tiền tỷ mỗi tháng, mỗi khách sạn một ngày lại có nhiều đơn theo từng bếp riêng, nhiều tới mức chị bảo không đếm được. Riêng bảng kê mua hàng đã khoảng một trăm dòng mỗi ngày. Ở quy mô ấy, một người chốt sổ đều tay là người đang giữ cho cả công ty yên tâm làm ăn.

Tận tình cả với những người ngoài công ty

Đồng nghiệp khen chị tận tình, chu đáo, dễ thương. Có một chi tiết cho thấy chữ tận tình ấy đi xa hơn cánh cửa phòng kế toán. Nhiều hộ kinh doanh bán hàng cho công ty chưa có kế toán. Chị hướng dẫn họ xuất hóa đơn, kê khai nộp thuế theo quý, và không lấy tiền.

Một người kế toán lo xong sổ sách công ty mình là đã đủ việc. Chị đi thêm một bước, giúp những hộ bán hàng nhỏ làm đúng ngay từ đầu. Việc ấy vừa tử tế với họ, vừa giữ cho chuỗi mua bán của công ty minh bạch từ đầu vào.

Một trợ lý nhận đơn cho cả phòng

Việc tốn công nhất ở phòng chị bây giờ vẫn là nhập đơn: hai nhân viên mở mail, mở Zalo, tải file đơn khách sạn gửi về rồi gõ tay vào MISA AMIS, mất trọn tám tiếng. Khó nhất là cùng một mặt hàng mà mỗi khách gọi một tên. Chị đang muốn giao cho trợ lý AI việc đọc các file Excel, PDF và tin nhắn đặt hàng ấy, làm ra phiếu bán hàng và bảng tổng hợp theo đúng mẫu chị đã có sẵn, rồi đi thêm một bước để bộ phận mua hàng tạo được đơn đặt mua tự động. Tiếp theo là bảng kê mua hàng mỗi ngày, rồi đề nghị thanh toán, được duyệt thì cắt lệnh gửi nhóm thanh toán. Mục tiêu ba tháng của chị là cả chuỗi việc ấy chỉ cần một người điều khiển, nhập đơn không lỗi. Người từng phải tạm dừng vì một mình ôm hết việc, nay tự đi tìm cách để việc nhẹ đi cho cả phòng, đó là một nỗ lực đáng quý, và chị đã tìm ra con đường của mình.

Người đi trước một bước

Hải sản tươi không chờ được, bếp khách sạn cũng không chờ được. Chị Liên chọn cách đi trước một bước: trước đơn sót, trước cái sai nằm im trên sổ, trước cả thói quen làm tay của chính nghề mình. Làm nhanh, làm đúng, để còn thời gian dành cho gia đình, đó là điều chị mong.

Chúc mừng chị Liên. Chúc ba tháng tới, đơn của hai trăm khách sạn đi vào sổ trơn tru không sót một dòng, và mỗi chiều chị về với gia đình sớm hơn một chút.